8 einfache Regeln für Teams und Organisationen, um die Email-Pest bezwingen
Emails können die Pest sein: Es sind immer zu viele, nie findet man die wichtigen wieder und der Großteil ist nervig oder sinnlos. Alle stöhnen über die schier unendliche Email-Flut, aber nichts ändert sich.. Was tun?
Ändere die Spielregeln!
Hier findest Du acht einfache und leicht umsetzbare Regeln, die dabei helfen, den Email-Verkehr in Deiner Organisation oder Deinem Team zu optimieren. Wichtig dabei ist natürlich, dass alle die Regeln kennen, verstehen, einverstanden sind und sich auch daran halten. Deshalb sprich das Thema an. Du wirst auf offene Ohren stoßen, denn ich kenne wirklich niemanden, der sagt: „Och, Emails?! Damit hab ich nun wirklich gar kein Problem.“
Nutzt am Besten die Vorlage des Email-Manifests (siehe unten) und besprecht jede einzelne Spielregel: a) Passt sie genau so zu uns oder müssen wir etwas anpassen? b) Welche Vorteile entstehen, wenn sich künftig alle an diese Regel halten?
Lass im Anschluss über Euer Email-Manifest abstimmen - per Handzeichen oder Unterschrift. Jedes Team- oder Organisationsmitglied sollte sich klar und sichtbar zur Einhaltung der neuen Spielregeln bekennen.
Sprecht darüber, wie Ihr Euch gegenseitig bei der Nichteinhaltung einzelner Regeln darauf aufmerksam machen könnt, denn gerade in der Einführungsphase wird das oft passieren. Nicht, weil Menschen böswillig dagegen arbeiten, sondern weil man neue Verhaltensweisen schlichtweg einfach eine Weile lang üben muss, bis sie einem in Fleisch und Blut übergehen. Hält sich ein Teammitglied nicht an eine Regel, sollte es deshalb von anderen Teammitgliedern darauf hingewiesen werden - respektvoll und immer im Sinne von: „Das hätte mir auch passieren können“. Deshalb in so einem Fall bitte also keine Vorwurfs-Anpranger-anAlle-Emails, sondern vielleicht nur ein kleines Zeichen, das Ihr gemeinsam vereinbart. Ein spezielles Smiley, das die oder den anderen im Fall des Falles an die Regeln erinnert.
Das Email-Manifest gilt dann ab sofort und für jeden - auch Neulinge - in Deinem Team oder der Organisation. Es muss sichergestellt sein, dass neue Teammitglieder über diese Spielregeln im Rahmen des Onboarding-Prozesses informiert werden. Wer übernimmt hierfür die Verantwortung?
Mach die neuen Spielregeln gerade in der Einführungsphase sichtbar. Im Intranet, ausgedruckt im Büroflur, in der Kaffeeküche… Wer kümmert sich darum?
Trefft Euch nach zwei bis drei Monaten noch einmal und macht eine kleine Retrospektive zu Eurem Email-Manifest. Alle erhalten PostIt-Zettel und notieren ihre Gedanken und Erfahrungen seit der Einführung der neuen Spielregeln in drei Kategorien: a) Keep: Welche Regeln haben sich sich bewehrt und sollten wir deshalb behalten? b) Add: Welche Regeln sollten wir noch hinzufügen? Gibt es Dinge, die wir bei einzelnen Regeln ergänzen sollten? c) Loose: Welche Regeln oder Aspekte bei einzelnen Regeln haben sich nicht bewehrt und sollten deshalb wieder gestrichen werden? Anschließend sammelt Ihr alle PostIts, sprecht über deren Inhalte und überarbeitet Eurer Email-Manifest entsprechend.
Wiederholt Eure Retrospektiven hierzu jährlich und übertragt den Prozess natürlich auch auf andere Kommunikationskanäle, die Ihr im Team oder in der Organisation nutzt.
Das Email-Manifest
Wir nutzen Emails nicht für Notfälle
Wir erwarten von niemandem die ständige Überwachung seines Postfachs. Deshalb klären wir akute, dringende Angelegenheiten per Telefon. Wir rufen schließlich auch nicht die Feuerwehr per Email.
Wir formulieren Emails als Nachrichten
Wir formulieren Emails so, dass die/der Empfänger*in in den ersten Zeilen die wichtigsten Informationen lesen kann:
Was ist passiert?: Wer? Was? Wann? Wo? Wie?
Was erwarte/brauche ich von Dir?
Bis wann benötige ich eine Rückmeldung?
Wir nutzen die Betreffzeile für das Thema und die Sortierung
Wir unterstützen uns gegenseitig, unser Email-Aufkommen beherrschbar zu machen. Deshalb schreiben wir in die Betreffzeile das Thema und Anliegen so konkret wie möglich. Wir ändern die Betreffzeile in einem Email-Verkehr, wenn wir ein neues Thema beginnen.
Wir beantworten Emails innerhalb von 24 Stunden
Wenn wir mehr Zeit benötigen, informieren wir den Absender entsprechend.
Wir nutzen die An- und CC-Felder bewusst
Wir setzen Empfänger*innen in das An-Feld, von denen wir eine Reaktion erwarten. Wir setzen Empfänger*innen in das cc-Feld, die wir lediglich informieren wollen. Wir vermeiden das BCC-Feld.
Wir respektieren Email-freie Zeiten
Vor XX Uhr und nach XX Uhr muss niemand in der Organisation Emails lesen oder beantworten. Am Wochenende, während einer Krankheit oder im Urlaub gilt dies ebenso. Wir nutzen Abwesenheitsnotizen (Datum der Rückkehr, Vertretung), um dies für andere sichtbar zu machen.
Wir nutzen Emails ausschließlich für aktuelle Themen
Latente Themen, die für längere Zeit relevant sind (Anleitungen, Regelungen, Prozedere, Formulare, Linklisten, Studien…) stellen wir über ein Intranet oder Unternehmens-Wiki zur Verfügung.
Wir lösen Probleme und Konflikte nicht per Email
Für zwischenmenschliche Themen oder komplexe Problemstellungen greifen wir zum Telefon oder vereinbaren einen persönlichen Termin.
Erzähl mir gern in den Kommentaren, wie es Dir mit Eurem Email-Manifest ergangen ist und lass auch andere hier von Euren Erfahrungen und Ergänzungen wissen. Natürlich kannst Du auch gern Fragen dazu stellen.
Was Du selbst noch tun kannst, um Dein Email-Postfach besser zu managen - statt dass es Dich managt, erfährst Du hier.