Wie Du Ordnung in Dein Email-Postfach bekommst und Dich nicht weiter von ihm antreiben lässt.
Emails bearbeiten ist eine Sisyphusarbeit. So wie Sisyphus dazu verdammt ist, jeden Tag einen Felsblock einen Berg hinauf zu welzen, der am Ende des Tages doch wieder herunter rollt, so ackern wir uns jeden Tag durch unser Postfach, das doch nie leer wird. Aber es gibt ein paar Tricks und Kniffe, mit denen Du Dich dem Email-Elend entziehen kannst.
Sei nicht Sisyphus!
Wie wir es auch drehen und wenden: Die Bearbeitung Deines Email-Postfaches wird nie wirklich erledigt sein. Also versuch es erst gar nicht. Bearbeite statt dessen Deine Emails zu festlegten Zeiten zwei bis drei mal täglich. Mache daraus feste Termine mit einem Start- und Endzeitpunkt, also zum Beispiel von 10.00 bis 11.00 Uhr und dann nochmal von 13.00-13.30 Uhr und von 16.30 bis 17.00 Uhr.
Lass Dich nicht ablenken!
Schließ außerhalb Deiner festgelegten Email-Bearbeitungszeiten das Programm und stelle auch alle Benachrichtigungsfunktionen auf Deinem Computer und Deinem Handy aus. Du bestimmst, wann Du in Deine Emails schaust - nicht Dein Email-Programm.
Sei nett zu Deinem Gehirn
Ein volles Email-Postfach, in dem man kilometerlang zwischen gelesenen und ungelesenen Emails scrollen kann, löst in Deinem Gehirn nur eins aus: Panik, weil: „Oh mein Gott, ist das viel!“ Bearbeiten Dein Postfach deshalb immer so, dass Du am Ende des Tages im Haupteingang nicht mehr scrollen musst, um alle Nachrichten zu sehen. Leg Dir eine eine saubere Struktur an Unterordnern an, die Deinen Projekten, Kunden und den Kategorien aus Deinen Jahres- bzw. Monatszielen entspricht. Schiebe Ordner, die nicht aktuell sind, in einen Archiv-Ordner oder lösche sie. So kannst Du Email sehr viel leichter sortieren und bist vom Anblick Deines Postfachs nicht so leicht überfordert.
Fasse Emails nur zwei Mal an
In Deiner Email-Bearbeitungszeit sortierst Du zunächst Deine Emails im Posteingang.
Öffne eine Nachricht, erfasse kurz den Inhalt und entscheide dann, ob die Email
eine knappe, schnell erstellte Antwort benötigt
eine ausführliche Antwort benötigt oder gar eine komplette Aufgabe darstellt oder
gar keine Antwort benötigt
A-Emails stellst Du wieder zurück auf „ungelesen“ und belässt sie im Posteingang.
Für B-Emails erstellst du einen entsprechenden Vermerk auf Deiner Tages- oder Wochen-To-Do-Liste und sortierst die Email - ebenfalls im Status „ungelesen“ - in den jeweiligen Unterordner. Wenn klar ist, dass Du die Email bzw. die Aufgabe heute nicht mehr erledigen wird, schick dem Abessender eine kurze Information darüber, wann er oder sie mit einer Antwort rechnen kann.
C-Emails kannst Du löschen oder als gelesen in den jeweiligen Unterordner schieben.
Nun bearbeitest Du alle im A-Emails die noch im Posteingang sind bis Deine geplante Bearbeitungszeit endet von unten nach oben. Ein kurzes „Danke“, eine schnelle Bestätigung, eine kurze Information…. alles, was Du unmittelbar und ohne längere Recherchen innerhalb von fünf Minuten erledigen bzw. beantworten kannst, erledigst Du auch sofort. Wenn Deine Bearbeitungszeit endet, schließt Du Dein Postfach und wendest Dich anderen Aufgaben zu. Hast Du alle A-Emails vor dem Ende Deiner Bearbeitungszeit beantwortet, kannst Du schauen, ob Du die restliche Zeit mit einer oder zwei B-Emails verbringst.
In der nächsten Email-Bearbeitungszeit startest Du wieder zunächst mit dem sortieren der neu eingegangenen Nachrichten und beantwortet anschließend weiter A-Emails von unten nach oben. Achte darauf, dass jeder Absender innerhalb von 24 Stunden eine erste Rückmeldung von Dir erhält.
Und denk immer daran: Dein Email-Postfach ist nicht Deine To-Do-Liste! Was auf Deiner To-Do-Liste steht, entscheidest Du. Nicht andere.
Starte morgens nicht mit Emails
Für Deine Motivation und Energie empfehle ich Dir morgens NICHT mit Deinem Email-Postfach zu starten. Plane stattdessen schon am Vorabend Deinen Tag so, dass Du morgens mit einer mittelgroßen Aufgabe startest. Nachdem Du diese erfolgreich erledigt hast, sollte Deine erste Email-Bearbeitungszeit beginnen. Warum, weshalb und wieso erkläre ich Dir in dem kleinen eBook: „In zehn Schritten zu mehr Zeit und Energie im Büro“, das Du hier runterladen kannst.
Schreib mir gern in die Kommentare, wie gut Dir das Bearbeiten Deiner Emails mit diesem Prinzip gelungen ist oder stell mir Fragen, wenn etwas unklar geblieben ist.
Gibt es die Grafik auch zum Runterladen? LG, Anna
DAs wird mein neues Jahresprojekt. Nie mehr E-Mail-Terror. Mal schauen, wie es funktioniert. Liebe Grüße, Angelika.