#99 Zu viel!

Was tun, wenn Du Dir zu viel vornimmst?

Podcast hören:

"Hilfe. Ich nehme mir einfach immer wieder zu viel vor. Was kann ich tun?" Diese Frage höre ich durchaus öfter und die einfache Antwort lautet leider: „Naja, dann nimm dir einfach weniger vor“. Weil ich aber auch aus eigener Erfahrung weiß, dass das gar nicht so einfach ist, sprechen wir heute mal ein bisschen ausführlicher über diese Frage und ich gebe dir zahlreiche Tipps, Tricks und Inspirationen dazu, wie du dich zukünftig vielleicht ein bisschen limitieren kannst.

Ja, es ist schon wieder mal eine Weile her, dass wir uns gehört haben und es lag tatsächlich nicht an fehlender Planung. Ich hatte einen super Plan, aber dann hat sich das Schicksal ein bisschen ins Fäustchen gelacht und gedacht: „Guck mal, was du mit deinem Plan noch weiter anfangen kannst“. Und alles ging ein bisschen drunter und drüber, aber jetzt habe ich es wenigstens mal geschafft, mir eine Stunde frei zu schaufeln, um diese Podcast-Folge hier aufzunehmen. Wann ich sie genau schneiden kann, das weiß ich noch nicht. Ich bin mal wieder auf dem Sprung, auf dem Weg nach Frankfurt für einige Tage, um dort Seminare zu geben. Vielleicht schaffe ich es in der Bahn, vielleicht auch nicht. Wir werden sehen. Wenn du diese Folge hörst, dann habe ich es auf jeden Fall geschafft, auch diese Folge zu schneiden, beziehungsweise ich schneide ja nicht so wirklich hier drin rum, aber so ein bisschen dran rumwurschteln und sie hochladen. Und das braucht natürlich auch nochmal ein bisschen Zeit im Nachgang, wenn ich das hier alles aufgezeichnet habe.

So, Folge 99. Das heißt, die nächste Folge ist die Folge 100 und ich überlege schon die ganze Zeit, ob ich da was Spezielles machen muss? Ich glaube nicht. Ich lasse das einfach mal so unter Ferner liefen laufen, weil ich muss mir ja nicht noch mehr vornehmen. Das ist ja auch das Thema dieser Folge: Man muss sich ja nicht noch mehr vornehmen, als man eh schon auf der Liste hat. Also, heute geht es um das Thema „Zu viel vornehmen“ und ich kann dazu tatsächlich aus eigener Erfahrung eine ganze Menge dazu erzählen, weil: ich bin nicht nur die Königin der Checklisten und Farbleitsysteme, natürlich bin ich auch die Königin des Sich zu viel Vornehmens, To-Do-Listen irgendwie viel zu lang werden lassen und den Tagesplan so voll zu schreiben, dass ich am Ende des Tages maximal enttäuscht bin von mir. Weil ich eben nicht das geschafft habe, was ich mir ursprünglich vorgenommen habe. Und das ist auch der Grund, warum ich heute gerne mal ausführlich darüber sprechen möchte, wie ich das sukzessive auch immer mehr in den Griff kriege. Denn wenn wir uns sehr, sehr viel vornehmen oder zu viel vornehmen, dann ist das natürlich erst mal suboptimal für unser Zeit- und Selbstmanagement, weil wir dann natürlich gezwungen sind, bestimmte Aufgaben in den nächsten Tag zu schieben, weil wir umplanen müssen, weil wir bestimmte Deadlines vielleicht auch nur noch ganz knirsch irgendwie halten können.

"Zuviel" führt zu negativen Empfindungen und einem schlechten Selbstbild

Aber darum geht es mir eigentlich hier weniger. Es geht mir eher darum, was es mit mir macht, wenn ich mir zu viel vornehme. Und das ist einerseits der größte Schmerzpunkt und andererseits auch die größte Motivation, warum vielleicht auch du dich mit dem Thema mal ein bisschen beschäftigen solltest. Es geht mir hier vor allem um das unangenehme Gefühl und auch das negative Selbstbild, das dann sich irgendwann langsam einstellt. Wenn ich am Abend auf meine To-Do-Liste gucke und ich habe mir da 20 Sachen aufgeschrieben, aber nur drei irgendwie hinbekommen, dann sind natürlich ganz schnell solche Sätze in meinem Kopf wie: „Na toll, super, Thea, hast du es wieder nicht geschafft, hast du wieder nicht alles erledigt.“ Es begleitet mich dann immer auch ein bisschen mit einem Gefühl von Scheitern und Enttäuschung. Und Scheitern und Enttäuschung sind jetzt nicht gerade zwei Empfindungen, die ich auf meiner Wunschliste habe. Das heißt, das Zuviel macht am Ende ein schlechtes Gefühl und das zahlt natürlich jetzt nicht unbedingt auf mein Selbstvertrauen oder meine Motivation irgendwie ein. Also allein, um dieses Gefühl nicht zu häufig zu erleben, Scheitern, Enttäuschung, allein dafür lohnt es sich vielleicht mal ein bisschen hinzuschauen, um die eine oder andere Sache, die ich dir heute erzähle, umzusetzen. Denn wenn jeder Tag mit einem Scheitern endet, dann macht das langfristig was mit mir und dann zahlt das eben, wie gesagt, nicht besonders auf meine Energie, auf meine Motivation ein und vor allem natürlich auch nicht auf ein positives Selbstbild, was ich von mir habe. Also, es lohnt sich in jedem Fall.

"Zuviel" führt zu Stress & Hektik

Ein zweiter Grund, warum ich mich dem Zuviel stelle: Wenn wir sehr viel auf unserer Liste haben und dann so merken, wie der Sand in der Sanduhr des Tages so langsam dahin rieselt, und wir merken: Es ist schon nachmittags, oh Gott, da stehen immer noch ganz viele Sachen auf meiner To-Do-Liste… Dann führt es ja auch zusätzlich dazu, dass ich viele Aufgaben gar nicht mehr mit Sinn, Verstand und Ruhe machen kann, sondern anfange in Hektik und in Stress zu geraten. Wir müssen nicht groß drüber sprechen, dass das nicht schön ist, wenn ich meiner eigenen To-Do-Liste quasi hinterher renne und in Stress verfalle. Auch das macht mit uns etwas langfristig. Es ist nie irgendwie ein Problem, mal kurzfristig oder mal hier und da in Stress und Hektik zu verfallen. Wenn das aber mein Dauerzustand ist, wenn das der Grundzustand meines Arbeitens ist, auch dann hat das langfristig keine positiven Effekte und glücklich macht es schon mal gar nicht.

Also, du siehst, es gibt viele Gründe, warum wir uns alle damit beschäftigen sollten. Wie kann ich denn Planen und Vornehmen so gestalten, dass es wirklich tatsächlich auch dem entspricht, was ich tatsächlich an einem Tag, in einer Woche oder in einem Monat auch wirklich leisten kann.

Tipp 1: Prüfe wie hoch dein Zeitbudget tatsächlich ist.

Der erste Tipp klingt erstmal sehr selbstverständlich, wie wahrscheinlich die meisten Tipps, die ich dir heute gebe. Aber du wirst sehen, wenn du das mal bewusst umsetzt, dann werden manchmal sehr schnell Dinge deutlich, die du vielleicht vorher gar nicht sehen konntest. Mein erster Tipp ist: Frage dich erstmal, wie viel Zeit habe ich denn heute eigentlich wirklich für meine To-Do-Liste? Wie viel Zeit habe ich heute eigentlich wirklich abseits von Routineaufgaben wie Emails lesen, Telefonate erledigen…? Und da verrechnen wir uns sehr, sehr schnell, also ich zumindest. Es passiert mir nicht selten, dass ich meine Montage nicht realistisch einschätze. Einfach aus dem Grund heraus, weil ich freitags meist keine Lust mehr habe, den Montag so wirklich mit Ruhe und Verstand zu planen. Vielleicht schaue ich nochmal sicherheitshalber in den Kalender. Und dann sehe ich sowas wie: „Ach Mensch, gucke mal, da sind ja nur zwei Klienten drin.“ Also zweimal 90 Minuten macht drei Stunden. Bei einem Acht-Stunden-Arbeitstag heißt das, ich habe ja fünf Stunden. Was für ein Riesen-Zeitfenster, um alle möglichen Aufgaben zu erledigen. Und dann erwische ich mich bei solchen Milchmädchen-Rechnungen wie: Okay, fünf Stunden, das heißt ja, ich könnte am Montag fünf Podcast-Folgen aufzeichnen. Du kannst es Dir bestimmt schon denken: Das schaffe ich natürlich nicht. Wir wissen alle, wie solche Vorhaben enden. Berühmte letzte Worte. Und der erste Grund, warum ich das nicht schaffe, liegt einfach darin, dass ich diese fünf Stunden, die mir mein Kalender erst mal suggeriert, gar nicht habe. Weil, wenn ich acht Stunden für einen Arbeitstag kalkuliere, drei dafür für Klienten abziehe, ist da noch eine ganze Menge, was eben nicht auf meiner To-Do-Liste steht, was aber trotzdem Zeit benötigt. Wenn ich nett zu mir bin, sollte sowieso für den gesamten Tag wenigstens mal eine Stunde abziehen für alle möglichen Pausenzeiten. Egal, ob ich die jetzt mit Kaffee kochen verbringe oder tatsächlich mir mal 20 Minuten nehme, um auf meiner Shakti-Matte rumzuliegen. Aber eine Stunde verteilt auf den Tag sollte es schon sein. Das heißt, von meinen acht Stunden bleiben dann nur noch vier. Jetzt kann ich auch schon mal eine weitere Stunde abziehen für E-Mails bearbeiten, Rückrufe erledigen und sonstige Sachen. Und das ist wahrscheinlich sehr knapp kalkuliert. In meiner Welt reicht das gerade so. In vielen anderen Tätigkeitsfeldern reicht das nicht. Da sind das schon mal schnell zwei, drei Stunden, die für E-Mails drauf gehen. Und dann muss man ja noch in die ganzen Teams-Kanäle reingucken und was auch immer. Zack, bumm: Wieder Zeit weg. Dann müssen wir noch Zeit abziehen für Unvorhergesehene. Unvorhergesehenes, egal, ob das aus dem Privaten kommt („Mama, kannst du noch mal schnell…“) oder eben auch berufliche Sachen ("Frau Wulff, wir brauchen noch ganz dringend, ganz, ganz schnell ein Angebot“).

Und wenn ich so kalkuliere, wenn ich mir also wirklich überlege, was passiert denn da sowieso im Laufe des Tages, auch wenn es nicht auf meiner To-Do-Liste steht, auch wenn es nicht in irgendwelchen Projektlisten, Kanban-Boards oder sonst wo auftaucht, dann habe ich ganz plötzlich nur noch eine Stunde für Podcast aufzeichnen. Und eine Stunde oder fünf Stunden, das ist schon ein ordentlicher Unterschied.

Also als allererstes bitte immer für die Tagesplanung, aber auch für die Wochenplanung, realistisch hinschauen: Wie viel Budget habe ich eigentlich wirklich?

Tipp 2: Kalkuliere mit Brutto-Zeiten - nicht mit Netto-Zeiten.

Die zweite Frage, die du dir stellen solltest, ist: Wieviel Zeit brauche ich brutto für diese Aufgabe? Nehmen wir mal an, ich würde wirklich einen Tag haben, an dem ich fünf Stunden hätte für Podcast aufzeichnen. Dann kalkuliere ich: „Okay, eine Podcast-Folge, das sind so 45 bis 60 Minuten…also schaffe ich in fünf Stunden auch fünf Podcast-Folgen.“ Und das ist ja auch schon mal Quatsch. Weil ich mit den Netto-Zeiten kalkuliert habe und nicht mit den Brutto-Zeiten. Ich muss aber bestimmte Zeiten für eine Aufgabe mit einrechnen, auch wenn mir das vielleicht nicht gefällt, weil ich denke, ich bin ja ein Leistungsträger und ich schaffe ganz, ganz viel. Ich brauche immer für Aufgaben, egal ob ich jetzt gerade meine Portobelege in die Buchhaltung rein buche oder eben eine Podcast-Folge aufnehme, ich brauche allein schon immer Vorbereitungszeit. Mal mehr, mal weniger. Ich muss Unterlagen raussuchen, jetzt hier in dem Fall muss ich ein Mikro aufbauen und so weiter. Also ich muss erstmal alles zusammensuchen und alles bereit machen, um diese Aufgabe zu erfüllen. Und das Gleiche wahrscheinlich auch nochmal nach der Aufgabe. Da muss ich irgendwas weg sortieren, irgendwas noch protokollieren, vielleicht noch eine E-Mail zu dieser Aufgabe schreiben, weil ich jemanden informieren muss, dass ich die Aufgabe erledigt habe… Also die Netto- und die Bruttozeit, die wir für eine Aufgaben benötigen, sind unterschiedlich.

Ein weiterer Aspekt, der eine Bruttozeit dann gerne auch mal ein bisschen größer macht als die eigentliche Nettozeit: Wir brauchen als Menschen auch Zeit, um in eine bestimmte Aufgabe reinzukommen. Also um quasi in die richtige Haltung, in die richtige Stimmung reinzukommen. Wir nennen das im Zeitmanagement gerne Wechselkosten. Das heißt, wenn ich zum Beispiel gerade aus einem Aufgaben-Slot komme, in dem ich sehr viel Kleinkram in meine Buchhaltung nochmal nachgebucht habe, dann ist das eine administrative Tätigkeit und ich bin wahrscheinlich eher auch in so einem Bäm-Bäm-Bam-Modus. Dann bin ich in einem ganz anderen Modus hinsichtlich meines Arbeitens, auch im Gehirn, als dann in der nächsten Aufgabe: Nämlich hier zu stehen und mit Ruhe und Verstand in ein Mikro reinzusprechen, was eher eine Kreationsaufgabe ist. Und zwischen diesen zwei Aufgabenarten zu wechseln, das schafft kein Mensch in drei Millisekunden. Diese Wechselzeiten muss ich immer mit einplanen.

Also zweite wichtige Frage in deiner Planung: Wie viel Zeit brauche ich inklusive aller Übersprungshandlungen, zu denen wir vielleicht auch noch tendieren, bis wir die Aufgabe tatsächlich starten, wie viel Zeit brauche ich brutto wirklich?

Tipp 3: Überschätze nicht, was Du in einem Rutsch schaffen kannst.

Die nächste Frage, die wir uns bei einer guten Planung immer stellen sollten, ist: Wie viel schaffe ich denn tatsächlich auch am Stück. Oder auch: Ist es wirklich eine gute Idee, die gesamte Aufgabe für heute einzuplanen? Auch hier können wir wieder das Beispiel mit dem Podcast-Folgen verwenden. Vielleicht schaffe ich es tatsächlich, mir wirklich mal einen kompletten Tag freizuschaufeln und acht Stunden mit nichts anderem als Podcast-Folgen zu sprechen zu verbringen. dann wäre es ja, selbst wenn ich mit Bruttozeiten kalkuliere, vielleicht sogar realistisch, in diesem fünf große, lange Podcast-Folgen aufzunehmen. Aber sind wir mal ehrlich. Natürlich ist das auch Quatsch. Fünf Podcast-Folgen an einem Tag?!Irgendwann setzt mein Gehirn aus. Irgendwann macht auch meine Stimme schlapp. Und auch da merke ich, dass ich immer wieder überschätze, wie viel ich von einer bestimmten Aufgabenart an einem Stück schaffe. Einerseits, was meine Leistung betrifft, also was mein Gehirn tatsächlich in der Lage ist zu leisten, aber auch, was meine Motivation betrifft. Ein weiteres Beispiel: DerJanuar, das ist ja für mich meistens so der Monat, wo ich nicht viele Seminare gebe und auch versuche möglichst wenig Klienten zu haben. Da mache ich immer sehr viel Kreationssachen, also Seminarkonzepten überarbeiten oder eben komplett neue Seminare schreiben und so weiter. Es ist einfach völlig idiotisch, sich vorzunehmen, drei Seminarkonzepte an einem Tag zu schreiben. Also vielleicht schaffst du das, ich schaffe es nicht. Spätestens nach einem Seminarkonzept ist alle kreative Energie für diesen Tag schon aufgebraucht. Dann ist es gut, vielleicht eher zu sagen, okay, ich schreibe diese drei Seminarkonzepte,, nicht an einem Tag, sondern ich verteile die auf drei Tage. Dafür ziehe dann andere Aufgaben, die vielleicht eher Administrationsaufgaben sind, in die Tage mit rein und fülle damit sozusagen meine Zeit. Auch weil neben meiner Energie meine Motivation bei drei Seminarkonzepten nicht mitmacht: das erste flutscht noch irgendwie noch halbwegs durch und für Konzept zwei und drei zieht sich das dann in die Länge und ich merke, wie ich mich selber an den Haaren über die Ziellinie schleppen muss. Das heißt auch, es dauert dann auch nochmal sehr viel länger, als das ursprünglich mal bei Seminarkonzepte eins der Fall war. Drei Seminarkonzepte an drei Tagen geht wesentlich schneller.

Also dritte wichtige Frage: Wieviel schaffe ich von einer Aufgabenart wirklich an einem Stück und macht es nicht vielleicht eher Sinn, das auf mehrere Tage zu verteilen?

Tipp 4: Frage jede Aufgabe „Bist Du wirklich heute fällig?“

Vierte wichtige Frage, die du mit deiner Aufgabe klären solltest und das vor allem, wenn du mit langlaufenden To-Do-Listen arbeitest: „Musst du, liebe kleine Aufgabe, wirklich heute erledigt werden, nur weil du hier stehst?“ Das passiert mir leider auch immer wieder. Wenn mir etwas einfällt oder mir jemand eine Nachricht schreibt oder so, dass ich manchmal nicht gut drüber nachdenke, wann ist diese Aufgabe wirklich fällig, sondern sie einfach auf meine Tages-To-Do-Liste schreibe. Besser ist sich immer noch mal die Kontrollfrage zu stellen: Musst du wirklich heute erledigt werden, nur weil ich dich da hingeschrieben habe? Oder macht es nicht auch Sinn, wenn ich dich erst am Freitag erledige? Oder vielleicht sogar auch erst nächste Woche? Wir müssen die eigene To-Do-Liste immer wieder kritisch hinterfragen. Weil die meisten von uns dazu tendieren, Aufgaben, die uns in der Hektik des Alltags mal schnell so zugeworfen werden, als „dringend & sofort“ einzustufen. Vielleicht habe ich morgens noch gut und realistisch geplant, aber mittags sieht das schon ganz anders aus und ich habe mich einfach schon wieder über plant.

Also immer wieder Kontrollfrage an die eigenen To-Do-Liste: Muss diese Aufgabe wirklich heute erledigt werden oder ist es nicht auch sinnvoll, sie auf einen anderen Tag oder gar eine andere Woche zu setzen?

Tipp 5: Meine 1-3-5 Limitierung

Da mir einfache Regeln immer gut helfen, Veränderungen umzusetzen, arbeite ich seit ungefähr einem Jahr mit meiner 1-3-5-Limitierung. Das heißt, für einen Tag darf ich mir maximal entweder eine große Sache vornehmen oder 3 mittelgroße Aufgaben oder 5 kleine Aufgaben. Und mit diesen Aufgaben fange ich auch gleich zu Arbeitsbeginn an. Und eben nicht mit den kleinen Postit-zetteln, die vielleicht noch auf meinem Schreibtisch rumfliegen. Ob Du Dich auch mit 1-3-5 limitierst oder andere Zahlen und Kategorien nimmst, ist vollkommen egal. Hauptsache du setzt einen Fokus: Was ist heute in jedem Fall relevant? Was will ich auf jeden Fall schaffen?

Du kannst auch alternativ auf Deiner To-Do-Liste einfach nur das farblich markieren, was heute relevant ist. Wenn ich zum Beispiel zehn Sachen auf meinem Tagesplan hätte, aber nur die drei wichtigsten markiere und da am Ende des Tages einen Haken habe, dann habe ich trotzdem ein kleines Gefühl von Erfolg. Egal wie: Setz Dir wirklich eine Limitierung und einen Fokus: Was will, muss, kann ich heute in jedem Fall erreichen? Alles andere kann zur Not auch morgen passieren oder nächste Woche und es ist wirklich nur nice to have, wenn ich es heute tatsächlich dann auch schaffe.

Tipp 6: Arbeite mit Pufferzeiten

Ich habe weiter oben schon über das Unvorhergesehene gesprochen und dass wir dafür Pufferzeiten einplanen sollten. Weil das eine meiner wichtigsten Planungsregeln generell ist, hier noch ein paar Worte dazu: Plane immer einen Pufferblock ein. Fang von mir aus mit einer halben Stunde an, wenn du merkst, das reicht gar nicht aus, mach ihn sukzessive größer. Es ändert so einiges, auch im Kalender oder in deinem Tagesplan automatisch eine Stunde reservierst. Mach am besten eine tägliche Terminserie daraus. Und es kann eine Menge passieren: Jemand wird krank. Wir brauchen für eine Aufgabe länger als gedacht. Eine neue Aufgabe kommt überraschend um die Ecke… Es passieren immer unvorhergesehene Dinge und dafür plane Pufferzeit ein.

Und wenn mal nichts unvorhergesehenes passiert, dann hat man diese Zeit, um Dinge von all den Listen mit der Überschrift „Wir müssten mal“ zu erledigen. Also die Gefahr, dass du während deiner Pufferzeit nasepopelnd am Rechner sitzt und dir überlegst, was Du jetzt machen könntest, ist relativ gering.

Tipp 7: Die Fake-Vier-Tage-Woche

Die größte Veränderung in puncto Überplanung habe ich mit der Fake-Vier-Tage-Woche erreicht: Das heißt, ich plane von vornherein meine Woche so als würde ich nur vier Tage arbeiten, also sprich von Montag bis Donnerstag. Für den Freitag nehme ich mir nichts vor und auch keine Termine an. Das klappt nicht jede Woche - aber immer besser. Wenn es klappt, heißt es: ich habe den Freitag immer als Pufferzeit für alles, was ich von Montag bis Donnerstag nicht geschafft habe, was ich vielleicht liegen lassen musste aus irgendwelchen Gründen. Oder auch, wenn die Woche einfach wirklich gut gelaufen ist, für alle möglichen B-Aufgaben in meiner Eisenhower-Matrix. Also sprich Aufgaben, in denen es um Qualitätsmanagement, Prozessoptimierung oder Neuentwicklungen geht. Und ja, ich habe die Fake-Vier-Tage-Woche auch schon angewendet als ich noch als Angestellte in einem große Konzern gearbeitet habe. Tu doch einfach mal so, als würdest du eine Vier-Tage-Woche haben und schau, was du alles Großartiges mit deinem Freitag dann anstellen kannst. Nimm am Besten dein ganzen Team mit und schon heißt es: Freitags keine Termine. Dafür räumen wir auf, erledigen den Rest und machen die Welt ein kleines Stückchen besser. In fast allen meinen Arbeitswochen ist ein Tag frei. Und dann entscheide ich auch erst am Tag selbst: nutze ich den jetzt wirklich, um zu arbeiten, also Arbeiten im Sinne von bezahlter Arbeit. Oder mache ich es vielleicht nicht, streiche ich stattdessen vielleicht mal einen Fensterrahmen oder backe Brot oder kümmere mich um meinen Garten, was auch immer. Das ist natürlich der große Luxus, wenn man nicht angestellt ist, sondern selbstständig durch die Gegend fliegt.

Tipp 8: Plane bewusst und nimm Dir Zeit dafür

In jedem Fall und das ist ganz wichtig, nimm dir Zeit zum Planen. Du hast hoffentlich an all den Fragestellungen gemerkt, dass es verdammt wichtig ist, nicht einfach nur Aufgaben untereinander zu schreiben und die vielleicht nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu markieren. Es ist wichtig, sich immer wieder Fragen zu stellen und wirklich gut zu planen. Wie viel Zeit habe ich wirklich zur Verfügung? Wie lange brauche ich wirklich für diese Aufgabe brutto? Wie viel schaffe ich tatsächlich am Stück? Es ändert eine ganze Menge, sich zum Feierabend eine Viertelstunde zu nehmen, um mal so schon mal ein bisschen runterzufahren, zu schauen, was habe ich denn heute eigentlich geschafft und den nächsten Tag zu planen. Ich stelle auch immer wieder fest, dass, wenn ich nicht wirklich gut plane, sondern einfach nur irgendwie an Tagesaufgaben oder generell an Aufgaben für heute sitze, meine Aufgabenliste so aussieht, als würde ich morgen nicht mehr arbeiten können. Und das ist natürlich auch Quatsch. Also, toi, toi, toi. Aber ich gehe ja mal davon aus, dass ich noch das ganze Jahr über Zeit habe, um bestimmte Aufgaben zu erledigen. Ich muss - Überraschung - gar nicht alles heute oder diese Woche erledigen.

Tipp 9: Nutze ein Planungssystem mit langen Zeiträumen

Ich hab mich wirklich jahrelang damit gequält, dass ich ständig 37 Bälle gleichzeitig jongliert habe. Ein Grund dafür war, das ich gar keinen Ort hatte, an dem ich Aufgaben oder auch Ideen für später sinnvoll hätte platzieren können. Vor allem ohne die Sorge, dass sie irgendwo Schimmel ansetzen oder verloren gehen. Das änderte sich grundlegend, als ich meine Planungssysteme immer so baute, dass sie mir auch die Möglichkeit gaben, Aufgaben für einen späteren Zeitpunkt systematisch zu planen. Wenn ich gerade mal analog unterwegs bin, habe ich zum Beispiel in meinem adaptierten Bulletjournal immer eine Übersicht mit allen zwölf Monaten, in denen Aufgaben oder Projektstarts notierten kann. Bevor ich meinen Monat plane, schaue ich immer dort nach, was für den Monat schon im groben von mir geplant ist. Wenn mein zentrales Aufgabenmanagement gerade mal digital ist, wie zum Beispiel TickTick, dann vergebe ich den Aufgaben beispielsweise Label mit den jeweiligen Monatsnamen und gehe bei der Monatsplanung genauso vor, wie im analogen. Das hilft mir ungemein, weil ich habe dann nicht alles auf einer To-Do-Liste und eine schnelle und einfache Methode, weiter weg zu schieben und wirklich gezielter zu planen. Meine Aufgaben eben nicht so zu bearbeiten, als würde ich morgen von der U-Bahn überfahren werden. Und wenn ich dann ein Planungsinstrument habe, was mir ermöglicht, Dinge in andere Monate, andere Quartale reinzuschieben, vielleicht auch sogar ein anderes Jahr, ohne dass ich dann Angst habe, dass sie mir wegrutschen, dass ich sie vergesse, dann ist das natürlich wunderbar.

Tipp 10: Plane auch die schönen Dinge wie eine Aufgabe.

Was für mich auch sehr wichtig - gerade in stressigen Phasen ist: Dass ich die Dinge, die ich gern tun möchte, die mir gut tun, ebenfalls wie eine Aufgabe plane. Wenn es viel zu tun gibt, habe ich ganz schnell das Problem, dass ich die Dinge, die mir eigentlich gut tun, die mir Energie geben, die mir Motivation geben, sehr schnell hinten anstelle und dann finden die nicht mehr statt. Dinge wie lesen, Yoga machen, auf meiner Shakti-Matte liegen, spazieren gehen, Menschen treffen, all diese wunderbaren Sachen. Da hilft mir auch keine Routine-Tracking-App weiter, weil wenn der Tag vorbei ist und der Energietank leer ist, schleppe ich mich auch nur noch seltenst zur Yogamatte. Was ist die Lösung: Plane sie in deinen Tag, wie eine zu erledigende Aufgabe. Wenn ich jeden Tag mindestens 20 Minuten auf die Yogamatte gehen möchte, muss ich es mit einplanen, sonst ist die Gefahr, dass es hinten runterfällt sehr groß.

Tipp 11: Notiere auch das Ungeplante

Wenn ich etwas im Laufe des Tages tue, was ich nicht geplant habe, schreibe ich es tatsächlich trotzdem nochmal auf die Liste und mache natürlich dann sofort einen Haken dran, weil ich habe es ja schon erledigt. Warum ist das wichtig? Weil du gleich zwei positive Effekte erzielst. Effekt Nummer 1: Du kannst einen Haken machen. Und einen Haken an eine Aufgabe zu machen, sorgt immer dafür, dass wir so eine kleine Mini-Dosis Glückshormone bekommen. Das sorgt schon mal für ein kleines Schulterklopfen und senkt dein mögliches Gefühl des Scheiterns am Ende des Tages, weil Du siehst, was Du wirklich getan hast. Also immer, wenn du etwas tust, was du nicht geplant hast, schreibe es trotzdem nachträglich auf deine To-Do-Liste und feiere dich dafür, dass du es gerade auch schon erledigt hast. Der zweite Effekt: Es ermöglicht mir, die Qualität meiner Planung zu verbessern, weil ich so auch sehe, was alles an ungeplanten Dingen, den ganzen Tag meine Zeit und Energie schluckt. Um zum Beispiel auch ein besseres Gefühl dafür zu bekommen, wieviel Pufferzeit ich tatsächlich brauche. Manchmal werden auch plötzlich unsichtbare Dinge sichtbar. Mir ist zum Beispiel durch diese kleinen Dokumentationen aufgefallen, dass ich mal eben nebenbei an meinen Tagen im zuHause-Büro mindestens eine Stunde mit Hausarbeit verbringe: noch schnell eine Waschmaschine anmachen, nochmal schnell ein bisschen Geschirr abwaschen und so weiter. Ich habe das nie so wirklich auf dem Schirm gehabt, weil das meistens auch eher kleinere Zeitinseln waren, mal zehn Minuten, mal hier eine Viertelstunde. Aber in der Summe war es im Durchschnitt eine gute Stunde. Und dann ist natürlich die nächste Frage, wie gehe ich damit um? Lasse ich das und beschließe, meinen Arbeitstag tatsächlich nur für bezahlte Arbeit zu verwenden? Die Antwort bei mir lautete sofort, auf gar keinen Fall. Natürlich will ich auch vor 17 Uhr schon alle Hausarbeit irgendwie erledigt haben. Wo kämen wir denn da hin, wenn ich noch Hausarbeit machen müsste? Aber ich plane es heute mit ein und weiß, dass ich von meinen acht Stunden Budget eine Stunde für Hausarbeit abziehen kann. Und wenn ich ehrlich bin: ich nutze Hausarbeit doch indirekt für bezahlte Arbeit. Wenn ich über ein neues Seminarkonzept nachdenke oder eine herausfordernde, komplizierte, problematische E-Mail schreiben muss oder ähnliches, dann tut es mir total gut, dabei die Hände im Abwaschwasser hängen zu lassen oder eben die Wäsche aufzuhängen, anstatt auf ein leeres Word-Dokument zu gucken.

Tipp 12: Gute Budgetplanung heißt ALLE Kosten im Blick zu haben

Stell Dir vor, eine Freundin erzählt dir, dass sie jeden Monat ihr Konto überzieht. Was wäre wohl Dein Tipp? Wahrscheinlich empfiehlst du deiner Freundin erstmal alle Fixkosten (z.B. Miete) aufzuschreiben und dann jeweils aufzuschreiben, wofür sie das restliche Geld ausgibt. Weil meist das große Aha kommt, wenn uns klar wird, wieviel wir im Monat eigentlich für - sagen wir mal - Kaffee auf die Hand ausgeben. Mit unserer Arbeitszeit sollten wir ebenso umgehen - zumindest wenn wir nicht für die nächsten 20 Jahre Überstunden machen wollen. Plane auch den Kleinkram, wie die großen Projekte und Hammeraufgaben. Prüfe regelmäßig, wie hoch ist Dein Budget ist und was damit quasi alles „bezahlt“ werden muss. Also verschaff dir einen guten Überblick, plane gut, nimm dir Zeit dafür, hab gute Instrumente an der Hand, dann passiert es weniger. Das Wort nie möchte ich an dieser Stelle gar nicht erst verwenden, weil mir passiert es auch immer und immer mal wieder. Aber seit ich an bestimmte Sachen denke, passiert es zumindest weniger. Und weniger ist schon mal besser als immer. So viel zu diesem Thema. Ich hoffe, du konntest wieder eine ganze Menge mitnehmen.

Ergänzend zu diesem Thema sein Dir folgende Podcast-Episode empfohlen:

#95: Kanbanboard: https://www.teatime.berlin/post/95-kanban

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