• Thea Wulff

Der (fast) perfekte Plan

Hier gibt es die kostenlose Vorlage und Anleitung für eine Todo-Liste und Tagesplanung, die dich wirklich weiterbringt.

Was macht Gott, wenn wir einen Plan machen? Er lacht sich ins Fäustchen. Ich bin zwar nicht religiös, aber wenn jemand da draußen irgendein Wesen oder eine Energie entdecken würde, die den lieben langen Tag nichts anderes tut, als die Pläne von Menschen zu durchkreuzen… ich wäre zumindest nicht sonderlich überrascht. Auch ich musste erst lernen, dass Pläne keine Drehbücher sind und Pläne auch nicht erst dann gut sind, wenn wir sie minutiös befolgen. Pläne sind keine in Stein gemeisselten Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Sie haben eine ganz andere Funktion: Pläne geben uns Orientierung, Struktur und Sicherheit, um das Unvorhersehbare bewältigen zu können. Deshalb helfen uns Pläne sehr wohl - auch in turbulenten Zeiten. Allerdings nicht, wenn sie in Form von langen To-Do-Listen und vollgestopften Besprechungskalendern daher kommen.

Du am Ende dieses Beitrags meine persönliche Vorlage für einen guten Tagesplan herunterladen. Ich erläutere dir ausführlich, wie ich sie benutze und gebe dir noch ein paar gute Tipps und Ticks an die Hand, die du bei der Planung deines Tages berücksichtigen solltest.


Der Anfang und die Basis

Meine Tagesplanung beginnt eigentlich Ende Dezember. Zwischen den Jahren beschäftige ich mich sehr ausführlich mit meiner Jahresplanung. Das ist quasi mein Fundament. Zu Beginn jeden Quartals und jeden Monats schaue ich da hinein und in meinen digitalen Kalender, was dort schon für große Termine (z.B. Seminare) stehen und definiere für jedes Quartal bzw. Monat maximal drei Ziele und die drei wichtigsten Aufgaben. Das Ganze wiederhole ich jeden Freitag (ok, manchmal auch erst Montag Morgen) für die kommende Woche: Was steht insgesamt an? Was sind die drei bis fünf wichtigsten Aufgaben für diese Woche? Es geht hierbei darum quasi das Spielfeld abzustecken und einen Überblick für mehr Orientierung zu bekommen. Das hilft dir ungemein bei der Tagesplanung, weil die Hälfte der Arbeit dann schon gemacht ist.

Bei meiner Wochenplanung versuche ich ähnliche Aufgabenarten auf einen Tag zu legen und damit zu vermeiden, dass ich sowohl Buchhaltung als auch Konzeptarbeit am gleichen Tag mache. Ich nenne das meine monothematischen Tage und habe festgestellt, dass ich so sehr viel produktiver bin. Es gibt dann also einen Tag, an dem ich (fast) ausschließlich nur kreative Dinge tue und einen anderen Tag, an dem ich reinen Bürokram mache und wieder einen anderen Tag, an dem ich (fast) nur Seminarkonzepte überarbeite…

Meine Planungen für das Jahr, das Quartal, den Monat und die Woche notiere und male ich in mein Bullet-Journal - also mein strukturiertes Notizbuch, in dem auch noch eine ganze Menge mehr stattfindet. Durch diese Vorarbeit kostet mich die Planung des Tages nur noch zehn Minuten. Denn das meiste ist schon lange vorher klar.


Mein Tagesplan

Den Plan für den Tag mache ich meist am Ende des Arbeitstages am Vortag. Das hat den positiven Effekt, dass mein Hinterkopf frei ist von unstrukturierten Gedanken und offenen Fragen und ich so besser abschalten kann. Ein weiterer Vorteil ist, dass ich mit diesem festen Ritual gerade im Homeoffice besser in den Feierabend herüber gleiten kann, weil es ein wirkliches Ende des Arbeitstages markiert.


Für meinen Tagesplan nutze ich die Vorlage, die du am Ende dieses Artikels findest. Du kannst dir auch eine eigene Vorlage bauen. Ich empfehle dir aber in jedem Fall eine strukturierte Vorlage auf einem Blatt zu haben. Ein Plan soll uns Orientierung geben und die haben wir nicht, wenn wir zwischen To-Do-Liste, Email-Postfach und Kalender versuchen einen Überblick zu gewinnen.


Qualitätsmanagement: Bevor ich anfange meinen nächsten Tag zu planen, schaue ich auf den Plan des aktuellen Tages. Was habe ich erledigt (freuen, feiern, stolz sein nicht vergessen!)? Was hat bei meiner Planung gut funktioniert? Was sollte ich optimieren? Was muss vom alten Tagesplan auf den neuen Plan oder andere Listen übertragen werden?

Für den neuen Tagesplan prüfe ich zunächst, wieviel Zeitbudget ich tatsächlich habe: Welche Termine stehen eh schon fest im Kalender? Wann soll/muss mein Arbeitstag beginnen? Wann soll/muss mein Arbeitstag enden - kann ja auch sein, dass ich um 15 Uhr bei der Kosmetikerin sein will.


Dann suche ich mir die wichtigen Aufgaben aus unterschiedlichsten Quellen heraus: Trello-Board, Projektkladden, Wochen- bzw. Monatsplanung im Bullet Journal, Wiedervorlage-Mappe, Kalender… Ich versuche pro Tag mindestens eine B-Aufgabe umzusetzen. B-Aufgaben sind in der Eisenhower-Matrix Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind und meist zu einer Verbesserung oder Veränderung führen. Für diese Aufgabe plane ich als erstes einen Bearbeitungsslot ein. Dann kommen Slots für Pausen, Yoga, Email-Bearbeitung und Kleinkram Erst dann kommen die A-Aufgaben, also die wichtigen und dringenden Aufgaben. C-Aufgaben, die ich nicht delegieren kann, stehen meist in der Kleinkram-Liste auf der rechten Seite - oder haben einen festen Tag, an dem ich dann alle in einem Rutsch wegschrubbe.


Für alle größeren Aufgaben und alle wichtigen Termine mit mir selbst oder anderen gibt es also ein festes Zeitfenster. Aber Vorsicht Das Parkinsonsche Gesetz besagt, dass Aufgaben sich wie Gas verhalten: Je mehr Zeit du ihnen einräumst, desto mehr breiten sie sich aus. Also kalkuliere gern ein bisschen knapper. Und - ganz wichtig - plane Pufferzeit ein. Bei mir ist das eine Stunde meist am frühen Nachmittag. Weil ja ein guter Plan eben nur die halbe Miete ist und jederzeit jemand oder irgendwas dazwischen kommt. Da ich aber keine Herzchirurgen bin, hat selbst die noch so dringendste Katastrophe meist Zeit bis zum Nachmittag. Und wenn nicht, tausche ich meinen Puffer-Slot einfach mit einem anderen Slot am Vormittag. Geschoben werden darf immer.


Um eine bessere Übersicht zu haben, nutze ich für bestimmte Terminarten unterschiedliche Farben - auch in meinem digitalen Kalender - um auf einen Blick zu sehen, ob es sich um einen wichtigen Kundentermin oder eine Bearbeitungszeit oder eine Pause handelt. Samstage und Sonntage oder generell freie Tage verplane ich übrigens nicht. Da gönne ich mir den Luxus nach Lust und Laune zu entscheiden. Planen ist ja schließlich nur das halbe Leben.


Das alles findet auf der linken Seite der Vorlage statt, die du dir am Ende des Artikels herunterladen kannst. Ganz unten gibt es noch ein Feld für Notizen, das mich davon abhalten soll, dreihundert Postet-Zettel zu bekritzeln und auf meinem Schreibtisch zu verteilen. Da schreibe ich tatsächlich im Laufe des Tages alles mögliche rein, was nicht eh schon einen Platz in einer Projektkladde oder einem Trello-Board hat. Telefonnummern, Ergänzungen zu bestimmten Aufgaben von heute… Am Ende des Tages schaue ich, was ich davon streichen kann und was ich auf entsprechende Listen oder Ordner übertragen muss. Und mein Schreibtisch bleibt schön ordentlich und übersichtlich.


Die rechte Seite des Plans

Ganz oben auf der rechten Seite notiere ich max. drei Ziele für den Tag. Manchmal steht da einfach nur „Überleben“, manchmal ein wichtiges Projekt oder Seminar, manchmal ein elendiger Brocken, den ich seit Wochen vor mir her schiebe und manchmal auch „einen schönen Tag haben“. Das sieht auf den ersten Blick wie reine Zeitverschwendung aus, ist aber am Ende für mich ein nettes, kleines Achtsamkeits- und Fokusritual, das mir viel positive Energie bringt. Mein Tag bekommt eine Überschrift und damit maximale Orientierung.


Darunter gibt es eine Menge Platz für Kleinkram, den ich im Zeitfenster „Kleinkram“ erledige. Zumindest soviel wie ich schaffe. Der Rest kommt auf die Liste von morgen. Meist kommen im Laufe des Tages noch zwei, drei Sachen hinzu, von denen ich am Vorabend noch gar nichts wusste. Kleinkram Sachen immer schön untereinander schreiben und wenn du sie erledigt hast, wegstreichen oder abhaken. Das liefert immer ein kleines Portiönchen Glückshormone, die uns dann gleich mehr Energie für die nächste Aufgabe geben. Oder wie mein Mann so schön sagt: Das schönste an Listen ist das Abhaken.


Im nächsten Feld geht es um die Erinnerung an neue Routinen oder Überzeugungen. Wenn ich mir zum Beispiel vorgenommen habe, ab sofort immer einen Obstteller neben meinem Rechner zu stellen - so wegen Vitamine und so - dann notiere ich es dort bis die Routine selbstverständlich geworden ist. Genau so mache ich es auch, wenn ich mich mal wieder an eine förderliche Überzeugung erinnern muss, um beispielsweise meinen inneren Antreiber ein wenig zu zähmen. Oder wenn ich in einer Supervision eine neue Erkenntnis gewonnen habe, die sich in meinem Unterbewusstsein gern verankern darf, dann notiere ich diese ebenfalls dort.


Darunter findest du noch ein Feld „Heute nicht“. Dort notiere ich alles, was mir im Laufe des Tages so durch den Kopf geht oder jemand in einem Telefonat von sich gibt, aber heute eben keine Relevanz hat. Dort können solche Dinge bis zum Feierabend erstmal geparkt werden - ohne dass du dir überlegen musst, wo du das jetzt notierst oder was du damit machst. Am Ende des Tages sortierst du die „Heute nicht“-Punkte auf eine entsprechende Liste, in dein Trello-Board oder gleich auf den Tagesplan für morgen.


Und wenn der Plan nicht aufgeht?

Gib dir und deiner Planung Zeit. Ich habe auch eine ganze Weile gebraucht, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie ich gut durch den Tag komme, wie lange ich für bestimmte Aufgaben brauche, was A- von B-Aufgaben (Eisenhower-Matrix) unterscheidet und und und. Planen will gelernt sein und Lernen braucht Zeit. Also ärgere dich nicht, sondern schau, welche Stolpersteine es gab und wie du sie morgen umgehen kannst. Vielleicht musst du ein bisschen mehr Pufferzeit einplanen, vielleicht brauchst du dafür weniger Zeit für dein Email-Postfach. Deine Planung wird jeden Tag ein bisschen besser werden und dir damit jeden Tag ein bisschen mehr Orientierung und Struktur geben. Das ist zumindest der Plan! ;-)


Die Vorlage als PDF-Datei zum Ausdrucken:


Tagesplan
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Ich wünsch Dir viel Spaß beim beim Planen.


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