• Thea Wulff

Wenn der Kalender zu voll ist…

Aktualisiert: 5. März

Eine ausführliche, aber einfache Gebrauchsanleitung für Kalenderpflege, damit Du in der Terminflut nicht untergehst


„Ich hab so viele Termine. Ich hab überhaupt keine Zeit mehr zu arbeiten.“ Kommt Dir bekannt vor? Keine Sorge. Damit bist Du nicht allein. Ich höre diesen Satz immer wieder von Klient*innen oder Seminarteilnehmende. Und auch mir passiert es in all zu hektischen Zeiten immer mal wieder passiert, dass mein Kalender plötzlich aus allen Nähten platzt und mir alles droht, über den Kopf zu wachsen. Aber es gibt ein paar einfache Regeln, Tipps und Tricks, wie man das verhindern kann. Grundsätzlich geht es darum, dass dein Kalender immer so gepflegt ist, dass Du schnell und einfach eine Antwort auf zwei elementare Fragen bekommst: 1) Was steht diese Woche bzw. heute an? und 2) Wieviel Zeitbudget habe ich? Aber eins nach dem anderen. Klären wir erstmal die Basis-Frage:

Analog oder Digital? Entscheide Dich für EIN System.

Meine Liebe zu digitalen Werkzeugen ist durchaus ambivalent. Wenn ich könnte, wie ich wollte, würde ich sehr viel mehr in meinem Arbeitsleben mit Zettel und Stift machen. Und deshalb habe ich beispielsweise in meinem Bullet Journal* einen Jahreskalender auf einer Doppelseite, in der ich meine grobe Jahresplanung mache - also z.B. die Ferientermine meiner Tochter und meine langfristigen Seminartermine eintrage. Auch meine Monatsplanung mache ich noch auf Papier - ebenfalls in meinem Bullet Journal auf einer ganzseitigen Monatsansicht. Da werde ich schon etwas feinteiliger und trage Geburtstage, längerfristige Termine mit Klientinnen oder Ärzten, Reisepläne fürs Wochenende und ähnliches ein. Denn das ist es, was mich an digitalen Kalendern sehr nervt: Eine wirklich schöne Übersicht für einen Monat oder gar ein ganzes Jahr liefern sie einem nicht wirklich. Und wenn ich beispielsweise wissen will, wie ausgelastet ich hinsichtlich von Seminaranfragen in einem Monat oder Quartal bin, fällt mir das auf Papier wesentlich leichter zu erkennen. Aber da ist dann bei mir auch schon Ende mit dem analogen. Diese Kalender sind sehr grob, dienen mir nur zur Übersicht und werden auch nur einmal im Monat von mir abgeglichen und aktualisiert bzw. übertragen.


* Eine Art Notizbuch mit allen Zielen, Aufgaben, Ideen, Konzepten, Listen und so weiter… Hier geht’s zum Original: https://bulletjournal.com/


Wenn Du mich also fragst: „Digitaler oder analoger Kalender?“, ist meine Antwort: Bis zur Monatsplanung kannst Du durchaus zu Stift und Papier greifen. Und es spricht überhaupt nichts gegen beispielsweise einen großen Plakat-Kalender an der Wand in Deinem Büro. Aber spätestens wenn Du anfängst Deine Woche zu planen, solltest Du auf einen digitalen Kalender übergehen. Zumindest, wenn Du mit anderen Menschen zusammenarbeitest, an Videokonferenzen teilnimmst, Terminanfragen via Email erhältst und Termine gern auch mal schieben musst. Sonst passiert es einfach zu leicht, dass Dir ein Termin durch die Lappen geht oder Du einen Timeslot doppelt buchst. Wenn Du eher allein arbeitest und mit weniger Digitalkram in Deinem Beruf zu tun hast, kannst Du natürlich auch zu einem reinen Papierkalender greifen. Wichtig ist: Entscheide Dich für ein System! Zwing Dich nicht Termine doppelt pflegen zu müssen, weil Du sie sowohl in Deinen Papier- als auch Deinen digitalen Kalender eintragen musst. Das ist wahnsinnig aufwendig und sehr fehleranfällig.


Egal ob Du Dich für einen analogen oder digitalen Kalender entscheidest, beachte künftig die folgenden Regeln, damit Du einen schnellen Überblick über Deine Termine, Aufgaben und Zeitressourcen erhältst, ohne dabei gleich erschlagen zu werden.


Die Grundprämisse einer guten Kalenderpflege ist: Alles kommt muss rein!

Und mit Alles meine ich wirklich Alles! Die meisten Menschen haben nur Termine in ihrem Kalender, die sie dort selbst eintragen oder die sich dort via Terminanfrage per Email einnisten. Das ist keine gute Idee. Denn ein reiner Termin-Kalender gaukelt uns schnell mal vor, wir hätten unheimlich viel Zeit, weil da vielleicht nur drei Termine an einem Tag stehen. Wenn dann eine neue Anfrage für einen Termin kommt, schauen wir in den Kalender und stellen fest: „Oh, der halbe Montag ist ja noch frei“ und schwups haben wir einem weiteren Termin zugesagt. Was wir beim Blick in einen reinen Termin-Kalender aber nicht im Blick haben: All die vielen Dinge, die wir eigentlich an besagtem Montag noch erledigen wollten, das Vorhaben 20 Minuten Yoga in der Mittagspause zu machen und die Idee vielleicht früher Schluss zu machen und mit den Kindern zu backen. Wer nur Termine in seinen Kalender schreibt, hat keinen wirklichen Überblick über seine tatsächlichen Zeitressourcen. Deshalb ist es um so wichtiger auch Bearbeitungszeiten oder Deep-Work-Phasen, Wohlfühl-Routinen, Pausen, private Vorhaben und ähnliche Dinge in den Kalender einzutragen. Denn:

Je voller Du Deinen Kalender selber packst, desto weniger packen ihn Dir andere voll!

Will heißen: Nur wenn Du wirklich ALLES in Deinen Kalender schreibst, hast Du einen echten Überblick darüber, wieviel Zeit Du an einem bestimmten Tag oder in einer bestimmten Woche hast. Du kannst leichter Termine-Anfragen ablehnen und um einen späteren Zeitpunkt bitten. Du verfällst weniger in Hektik, weil plötzlich alles viel zu viel wird und hast ausreichend Zeit Aufgaben zu bearbeiten. Du erkennst wesentlich früher, wenn Du zu viele Aufgaben oder Aufträge annimmst… Kurzum: Du planst realistischer und läuft nicht Gefahr Deinem eigenen Terminplan hinterher zu rennen.


Schauen wir uns mal kurz an, was alles allgemein in einen Kalender gehört - auch wenn das natürlich auch stark von Deinem Beruf und Deinen Lebensumständen abhängt - und was du dabei beachten solltest. (Klapp den Text über den Pfeil links neben der jeweiligen Zeile einfach auf.)

1) Termine: Feste Verabredungen mit dem Rest der Welt

Wenn Du einen Termin planst, überlege kurz ob für diesen Termin eine Anreise und/oder Vorbereitung notwendig ist. Für einen Zahnarzt-Termin musst Du in der Regel Dein Büro verlassen und wirst nicht kurz vorher noch eine Telefonkonferenz durchführen können, weil Du gerade auf dem Fahrrad sitzt. Eine Präsentation für einen Kunden dagegen, kann zwar vielleicht nahtlos an eine anderen Termin gequetscht werden, weil sie in Deinem Büro stattfindet, braucht aber natürlich eine entsprechende Vorbereitungszeit, in der Du die Präsentation erstellst.

  • Wenn für den Termin eine Vor- und/oder Nachbereitung notwendig ist, lege sofort fest, an welchem Tag und um welche Uhrzeit, Du dies erledigen willst. Trage die entsprechenden Bearbeitungszeiten als Termine vor und nach dem eigentlichen Besprechungstermin jeweils in Deinen Kalender ein. Wenn ich beispielsweise mit einem Kunden einen Seminartermin vereinbare, lege ich parallel dazu immer ein bis zwei Tage in meinem Kalender fest, in dem ich das Seminar schreibe. Zusätzlich blocke ich ein Zeitfenster von ein bis zwei Stunden nach dem Seminar für Auswertung, Überarbeitungen etc.

  • Wenn Du zu einem Termin anreisen musst, blocke die An- und Abreise-Zeiten ebenfalls sofort in Deinem Kalender. Wenn Du eine längere Reisezeit für die Bearbeitung von Aufgaben nutzen willst, kannst Du parallel dazu natürlich noch einen Aufgabenblock planen. In meinem Kalender stehen neben längeren Bahnfahrten immer auch gleich Aufgabenblöcke für Schreib- oder Lesetätigkeiten, die man wunderbar im Zug erledigen kann.

2) Aufgabenblöcke: Zeitfenster für konzentrierte, ablenkungsfreie Arbeit

3) Kleinkram & Puffer: Zeitfenster für kleinere, kurzfristige oder unvorhergesehene Dinge

4) Pausen: Die Energiequellen des Tages

5) Termine mit Dir selbst: Tägliche Routinen und Wohlfühlzeit

Jetzt hast Du vielleicht all Deine Terminserien für Arbeitsblöcke, Pufferzeiten, Pausen und Termine mit Dir selbst eingetragen und stellst fest: „Na toll! Jetzt ist ja mein halber Kalender schon voll!“. Da kann ich nur sagen: „Herzlichen Glückwunsch. Das war ja auch das Ziel.“ Denn wie gesagt: Es geht darum, REALISTISCH zu planen. Ein halb voller Terminkalender gaukelt uns Zeit vor, die wir nicht haben und verleitet uns dazu mehr Termine und Aufgaben anzunehmen, als wir eigentlich können. Denn auch Dein Tag hat nur 24 Stunden. Da ist nichts dran zu rütteln. Diese Art der Kalenderpflege ist deshalb auch ein gutes Analysewerkzeug um zu überprüfen, ob Du überlastest bist, weil Dein Zeitmanagement verbessert werden kann oder einfach weil Du zu viele Aufgaben und Termine gleichzeitig hast.



Verkleinere Deinen Kalender

Ich habe viele Klient*innen, die darunter leiden, in ihrem Beruf kaum noch Zeit zum Entwicklen neuer Ideen, intensivem Nachdenken, Rumspinnen oder für andere tolle Dinge haben, die sie mal sehr an ihrem Job geliebt haben. Da hilft es, den Kalender radikal zu verkleinern. In meinem Kalender ist beispielsweise der Freitag komplett geblockt und zwingt mich, innerhalb einer Vier-Tage-Woche zu planen. Das klappt natürlich nicht immer, aber in 45 von 50 Wochen durchaus. Und natürlich arbeite ich trotzdem am Freitag, aber ich gebe keine Seminare und habe keine anderen Termine. Stattdessen rühre ich in der köchelnden Gemüsebrühe und denke dabei über eine neue Podcast-Folge nach oder konzipiere im Kopf ein neues Seminar. Ich lese interessante Artikel, entwickle neue Ordnungssysteme, treffe mich mit spannenden Menschen… Tue also lauter schöne Sachen, die ich nicht tun muss, sondern tun will und das mit viel Liebe. Freitags entstehen meine besten Ideen…

Versuch es selbst mal. Vielleicht nicht gleich mit einem ganzen Tag. Aber wie wären ein paar Stunden an einem festen Tag, an dem Du später ins Büro gehst oder es früher verlässt. Du wirst feststellen - auch wenn Dir das gerade völlig absurd erscheinen mag - dass Du trotzdem in der verbliebenen Zeit Deine Aufgaben schaffen wirst. Und selbst wenn plötzlich etwas ganz dringendes und wichtiges rein kommt: Du bist ja da und bereit.


Mach Deinen Kalender bunt

Egal ob Du einen digitalen oder analogen Kalender verwendest: Nutze Farben, um die Art der Termine und damit auch die Charakteristik des Tages für Dich schneller sichtbar zu machen. Wichtige Termine sind bei mir orange. Arbeitsblöcke grün, private Termine blau, Familienkram gelb, Seminare lila, Klienten rot, Termine mit mir selbst rosa. So sehe ich gleich morgens auf einen Blick, was der Tag so bringt


Vermeide regelmäßige Besprechungen

Wenn ich in die Kalender von Klient*innen schaue, sehe ich dort regelmäßig viele, viele Meeting-Routinen. Gerade Führungskräfte - und das war bei mir nicht anders - tendieren zu vielen solchen regelmäßigen Besprechungen mit einzelnen Mitarbeiter*innen. Die Absicht dahinter ist natürlich verständlich, aber empfehlenswert ist es trotzdem nicht. Denn wenn da erstmal jeden Montag um 15 Uhr eine Besprechung mit Anna K. drin steht, dann werden sowohl Du als auch Anna dafür sorgen, dass es irgendetwas zu besprechen gibt. Meetings verhalten sich wie Gas. Je mehr Raum man ihnen gibt, desto mehr breiten sie sich aus. Meine Alternative: Blocke statt vieler einzelner Jourfixe ein bis zwei Zeitfenster in Deinem Kalender für den Austausch mit Deinen Mitarbeiter*innen und informiere alle darüber. Jede*r mit Gesprächsbedarf meldet sich bei Dir mit einer kurzen Email und erhält dann einen entsprechenden Termin innerhalb dieses Slots. Und natürlich solltest Du Dir ebenfalls jede Woche überlegen mit welchen Mitarbeiter*innen Du in dieser Woche etwas besprechen möchtest. Für Notfälle bist Du natürlich auch außerhalb der geplanten Slots erreichbar. Und das alles gilt natürlich auch für andere regelmäßigen Meetings. Auch hier darfst Du gern mal Sinn und Notwendigkeit hinterfragen. Aber Meetings sind noch mal ein ganz spezielles Thema, mit dem wir uns an einer anderen Stelle sehr viel intensiver beschäftigen werden.


Und nun?

Du siehst: Man kann an sehr vielen Stellschrauben drehen, um realistisch zu planen und sich nicht weiter vom Terminkalender antreiben zu lassen. Generell empfehle ich Dir aber: Starte in kleinen Schritten. Stell Dein Kalender-System nicht von heute auf morgen komplett um. Fang mit einer der Sache, die ich Dir vorgestellt habe, an und wenn diese Dir in Fleisch und Blut übergegangen ist und für Dich funktioniert, nimm Dir die nächste Sache vor.


Wenn Du Fragen hast, schreib mir gern in die Kommentare oder erzähl mir und anderen davon, wie es bei Dir funktioniert oder auch welche Tipps und Tricks Du noch hast.

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