Kennst Du das auch? Alles auf Deiner To-Do-Liste ist Prio 1 und nichts lässt sich streichen oder auf später verschieben? Das muss nicht sein. Ich zeige Dir in dieser Folge ein einfaches und bewährtes Tool, wie Du Aufgaben so bewertest, dass am Ende auch intelligente To-Do-Listen dabei herauskommen...
Steht bei Dir alles auch auf Prio 1?
Wenn ich Dich jetzt fragen würde: „Welche Deiner Aufgaben hat nicht Priorität 1 und könnte verschoben oder gar gestrichen werden?“, hättest Du eine Antwort darauf? Oder geht es Dir wie den Meisten und alle Deine Aufgaben sind superwichtig und megadringend und eigentlich weißt Du gar nicht, was Du zuerst erledigen solltest?
Prioritäten sind wichtig. Weiß jeder! Aber wie setzt man denn heute - wenn die Aufgabe von überall hereinschneien - richtig Prioritäten? In dem man die Kategorieren „Wichtig“ und „Dringend“ sauber voneinander trennt. Denn das sind zwei verschiedene Dinge. Ein wunderbares Werkzeug, um Deine Aufgaben hinsichtlich dieser zwei Kategorieren zu sortieren, ist die gute alte Eisenhower-Matrix. Alt aber durchaus aktuell!
Setze richtige Prioritäten!
Schau mal auf Deinen aktuelle To-Do-Liste oder mach eine Liste über Aufgaben, die Du immer wieder erledigen musst und ordne die einzelnen Aufgaben den entsprechenden Feldern zu:
A-Aufgaben
A-Aufgaben gehören natürlich ganz nach oben auf Deiner To-Do-Liste. Diese Aufgaben solltest Du unmittelbar und selbst erledigen.
B-Aufgaben
B-Aufgaben sind meist Aufgaben, die wir immer und immer wieder verschieben, weil uns das Tagesgeschäft davon abhält, und am Ende des Jahres seufzen wir erneut: „Ach ja richtig, wir wollten ja eigentlich…“. Deshalb ist bei B-Aufgaben sehr wichtig, dass man sich einen oder mehrere feste Termine für die Bearbeitung setzt. Ist der Termin gesetzt, haben B-Aufgaben auch nichts mehr in Deinem Hinterkopf oder auf Deiner aktuellen To-Do-Liste zu suchen.
C-Aufgaben
C-Aufgaben zu erkennen, ist oft nicht so leicht. Weil es uns oft schwer fällt, einer Sache den Stempel „eigentlich nicht wichtig“ aufzudrücken. Stell Dir deshalb vielleicht noch die zusätzliche Frage „Zahlt diese Tätigkeit auf mein eigentliches Ziel / meine Strategie / mein Kernangebot ein?“ Wenn ich mir diese Frage stelle, dann muss ich zum Beispiel einräumen, dass meine Buchhaltung zwar dringend ist, weil es einfach einzuhaltende Fristen gibt. Aber auf meine Strategie für Stressismus zahlt das nun keineswegs ein. Deshalb habe ich das getan, was man mit C-Aufgaben grundsätzlich tun sollte: Delegieren. Delegieren kann man an andere Menschen - in diesem Fall meine wunderbare Steuerberaterin -, aber auch an Software. Deshalb investiere ich lieber ein paar Euro im Monat in ein gutes Buchhaltungsprogramm anstatt den ganzen Kram selbst zu machen. Also schau Dich um, frage andere: Gibt es eine gute Software für Deine C-Aufgabe? Gibt es vielleicht Kolleg*innen, die diese Aufgaben übernehmen könnten? Delegieren setzt übrigens nicht unbedingt voraus, dass Du die Chef*in bist. Man kann auch einfach jemand anderen fragen oder bitten.
D-Aufgaben
D-Aufgaben gehören natürlich sofort in den Mülleimer. Ok, ich weiß. Das erfordert ganz schön viel Mut. Deshalb mach Dir vielleicht eine Kladde oder einen Ordner mit dem Titel „Wenn mal wieder Zeit ist“ und leg dort Deine D-Aufgaben ab. Das erscheint Deinem Verstand vielleicht nicht ganz so krass wie wegschmeißen oder löschen - hat aber im Prinzip den gleichen Effekt. Denn, dass mal einfach so wieder Zeit ist, wird sowieso nicht passieren. ;-)
Die Folge findest Du in Deiner Podcast-App unter "TeaTime.Berlin", auf iTunes, bei google-Podcast , Spotify oder direkt hier auf meiner Website. Ab Folge 77 kannst Du den Podcast auch auf Youtube hören.
Wenn Du noch mehr wissen willst, hier geht’s zum kostenlosen eBook „In zehn Schritten zu mehr Zeit und Energie“: https://www.teatime.berlin/post/neues-ebook-mehr-zeit-und-energie-im-b%C3%BCr
Dieser Podcast hieß bis einschließlich Folge 67 "Stressismus". (Fast) alle Inhalte von Stressismus findest Du nun auf https://www.teatime.berlin/ . Den Kurs "Raus aus dem Hamsterrad" gibt es leider nicht mehr. Dafür findest Du immer mehr Werkzeuge und Methoden - teilweise auch aus dem Kurs - auf https://www.teatime.berlin/werkzeuge.
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