• Thea Wulff

Die zweitbeste To-do-Liste

Wie ich meine Wochen plane, wenn ich keine Zeit zum Planen habe: Die 4K-Liste für den Krisenmodus.


Ich bin eine große Freundin von täglicher, guter Planung. Nicht, weil ich davon ausgehe, dass dann alles so funktioniert und abläuft, wie ich es geplant habe. Sondern weil mir ein guter Plan Orientierung und Sicherheit gibt und mich davon abhält, mich selbst zu stressen. Wie ich das tue, habe ich Dir ausführlich in meinem Blogbeitrag „Der (fast) perfekte Tagesplan“ beschrieben. Dort findest Du auch eine kostenlose Vorlage zum Download.


In stressigen Wochen ist alles ganz anders

Aber auch in meinem Leben gibt es immer wieder Wochen, die fernab von Ruhe verlaufen. Wenn ich zum Beispiel drei bis vier Seminartage habe und dann auch noch das Kind krank wird, mach ich keinen schönen Tagesplan mehr - geschweige denn dass ich über ein gutes Tagesziel nachdenke. Denn das ist klar wie Kloßbrühe: Überleben. Nicht mehr und nicht weniger. In solchen Wochen gilt es kurz die Prioritäten neu zu ordnen:


  1. Kind optimal betreuen bzw. Betreuung organisieren

  2. gute Seminare geben und alle Teilnehmenden glücklich machen

  3. den Haushalt soweit aufrecht erhalten, dass mir nicht das Sorgerecht entzogen wird


Nichtsdestotrotz gibt es darüber hinaus aber laute fiese Kleinigkeiten, Anrufe und Emails, die ich weiter im Blick haben muss. Um nicht den Überblick zu verlieren, verwende ich in diesen Zeiten meine 4K-Liste. Die vier Ks stehen für „Kind, Karriere und Küche in Krise“. Du kannst sie aber auch in allen anderen Krisenphasen anwenden: Die Hälfte im Team ist krank, irgendeine wichtige Technik fällt für längere Zeit komplett aus, ein Projekt … kurz: die Hütte brennt.

Die 4K-Liste für Fokus und Überblick im Krisenmodus

Die 4K-Liste ist zu Beginn nichts anderes als ein nacktes, weißes DIN-A4-Blatt. Dort notiere ich zu Beginn der Woche bzw. zu Beginn der Krise untereinander alles, was diese Woche wirklich dringend und/oder wichtig ist. Nach Eisenhower-Matrix also alle A- und C-Aufgaben. Ein schneller Blick in alle To-Do-Quellen (Trello-Board, Bullet-Journal, Kalender, Email-Postfach…) und los geht’s. Keine Zeit für Details oder Vollständigkeit. Ich notiere erstmal nur grob, was mir sofort ins Auge springt oder in meinem Hinterkopf lästige Geräusche macht. Alles einfach untereinander. Egal ob große oder kleine Aufgabe, egal ob aktuell oder erst später relevant, egal ob wichtig und/oder dringend. Im Laufe der K-Woche orientiere ich mich dann nur an dieser Liste und führe diese auch immer weiter fort. Mir fällt unter der Dusche noch was ein: Ab auf die Liste. Ein Anruf mit einer Aufgabe: Ab auf die Liste…


Zu Beginn einer K-Woche stehen am Montag um 08.00 Uhr auf meiner Liste gern schon mal zehn bis fünfzehn Punkte. Zum Ende der Woche kann sich die Anzahl dann gern auch verfünffacht haben. Und ja, es gibt auch Wochen, da beschreibe ich auch die Rückseite… Mit diesem Verfahren haben wir bis hierher schon mal eines erreicht: Wir haben alles schön auf einer Liste und nichts geht verloren. Auch nicht die tolle Idee, die mir gerade beim Müll rausbringen gekommen ist. Wirklich übersichtlich ist diese Liste aber nicht und Ruhe und Kraft verleiht sie uns erst recht nicht. Im Gegenteil: Solche langen Listen verursachen eher Panik-Attacken und das Gefühl von drohendem Ertrinken. Deshalb kommt jetzt Trick17 aus der Zauberkiste.


Kleiner Handgriff - große Wirkung

Vor jeden Punkt auf meiner langen Liste male ich ein kleines Viereck. Nun gehe ich jeden Morgen durch meine Liste und male die Kästchen farbig aus, die vor Aufgaben stehen, die ich heute erledigen will oder muss. Wenn Du Schnappatmung und Hektik vermeiden willst, male nicht mehr als fünf Kästchen aus. (Warum das so ist, erzähle ich Dir in der Podcast-Folge zum Thema „Gehirnfreundliches Arbeiten“). Bei der Entscheidung darüber, was ich heute erledige, schiebe ich alles, was ich schieben kann auf einen späteren Zeitpunkt und versuche mir auch jeglichen Anspruch auf Perfektionismus zu untersagen. Wollte ich eigentlich noch eine neue Podcast-Folge in dieser Woche aufnehmen, wird das Vorhaben radikal vertagt. Denn: Eine neue Podcast-Folge ist zwar wichtig, aber nicht dringend. Genauso wie Fenster putzen und Webseiten-Optimierung. Alles, was nicht anbrennen oder explodieren kann, wird verschoben oder gestrichen. Denn das Ziel in K-Wochen lautet wie gesagt „Überleben“. Und zum Überleben braucht man keine geputzten Fenster und auch keine optimierte Website. Fokus, Fokus, Fokus: Krankes Kind betuddeln, Betreuung organisieren, Seminare geben und dafür sorgen, dass das Postfach nicht explodiert. Das steht auf Prio Eins! Und dann nehme ich mir noch vielleicht eine Stunde, um die fünf dringendsten Punkte auf meiner K-Liste abzuarbeiten. Für die Glück- und Belohnungshormone das Abhaken oder Wegstreichen nicht vergessen, wenn Du einen Punkt erledigt hast.


Am Ende der Woche oder zum Ende des Krisenmodus nehme ich mir dann eine Stunde Zeit und sortiere alle Aufgaben, Ideen und Gedanken auf meiner 4K-Liste dort hin, wo sie hingehören: Auf die Aufgabenliste für nächste Woche, in den Kalender, ins Trello-Board, ins Bullet-Journal… Dann wird auch die Wohnung in einen bewohnbaren Zustand zurückgeführt, denn das Kästchen „Abwasch“ male ich zum Beispiel erst farbig aus, wenn wirklich kein Geschirr mehr da ist und niemand mehr bestellte Pizza sehen kann. Und dann kommt das allerschönste: Durchatmen und feiern! Denn das wichtigste aller Ziele diese Woche ist erfolgreich umgesetzt: Alle haben überlebt!



Tabus in K-Wochen

Wie gesagt, empfehle ich Dir, maximal fünf Kästchen auf Deiner 4K-Liste farbig auszumalen. Da auf dieser Liste alle möglichen großen und kleinen Aufgaben stehen, solltest Du auch genau überlegen, welche Aufgaben Du tatsächlich im Krisenmodus erledigen kannst und welche nicht. Denn es gilt: krank ist krank und zu viel ist zu viel. Da hilft auch kein noch so gutes Planungstool. Deshalb hier noch eine kleine Übersicht an Aufgaben, die Du geflissentlich ignorieren bzw. schieben solltest:


  • Aufgaben, die viel Zeit und Ruhe erfordern: Wenn ich im Krisenmodus bin und einer Kundin ein Seminarkonzept bis zum Ende der Woche versprochen habe, muss ich diese Aufgabe schieben. Denn weder die Kundin noch ich haben etwas von einem hingerotzem, nicht durchdachten Konzept. Also schreibe ich zwar die Aufgabe „Konzept Kunde X“ auf die 4K-Liste, das Kästchen davor bleibt aber leer. Stattdessen notiere ich die weitere Aufgabe „Kundin über verspätete Abgabe informieren“ und male dieses Kästchen farbig aus.

  • Optimierungsaufgaben: Dinge neu gestalten, Prozesse zu optimieren, etwas lernen oder besser machen… All das sind wichtige Aufgaben, aber sie sind nicht dringend. Sie haben keine objektive Deadline. Deshalb gilt in K-Wochen: Nein zu B-Aufgaben in der Eisenhower-Matrix. Die dürfen alle notiert aber nicht erledigt werden. Wenn der Krisenmodus vorbei ist, kannst Du auch wieder Zeitfenster für solche Aufgaben planen.


  • Aufgaben, mit denen wir unsere eigenen Erwartungen erfüllen: Du hast Dir vorgenommen, jeden Tag gesund und ausgewogen zu kochen? Sehr gut. Im Krisenmodus darfst Du dieses Vorhaben aber auch gern pausieren. Das ist kein Rückschlag und kein Versagen. Es ist einfach der beste Umgang mit gerade knappen Ressourcen wie Zeit und Energie: Also ja, bestell Dir gern was zu Essen, vernachlässige den Haushalt, lass Dir Lebensmittel liefern statt sie auf dem Wochenmarkt einzukaufen… In Krisen gilt es zu überleben und dafür zu sorgen, möglichst schnell aus dem Krisenmodus wieder heraus zu kommen. Da ist keine Zeit für Perfektion. Du darfst die Erwartungen an Dich selbst gern herunterschrauben.


Am Ende des Tages noch schnell ein Blick auf die Liste

Am Ende des Tages in einer K-Woche schaue ich auf meine Liste, freue mich über abgehakte Punkte und lasse unerledigte farbige Kästchen für den nächsten Tag stehen. Es ist ganz sicher nicht so, dass ich in K-Wochen jeden Tag meine fünf farbigen Kästchen abhaken kann. Krise ist nun mal Krise. Damit Du ganz ohne Versagensgefühl, Panik oder schlechtes Gewissen deinen Tag beschließen kannst, zähl einfach mal Deine Häkchen durch und schau dann in die Auswertung:

  • 5 farbige Kästchen abgehakt: Herzlichen Glückwunsch! Du bist Wonderwoman. Mal noch schnell die fünf dringendsten Kästchen für morgen aus und dann Füße hoch! Sei stolz, feiere deinen Sieg über die Krise und gönn dir was richtig Schönes.


  • 3 oder 4 farbige Kästchen abgehakt: Wahnsinn! Obwohl die Hütte brennt, hast Du es trotzdem geschafft, nebenbei noch mehr als die Hälfte der geplanten Aufgaben zu erledigen. Chapeaux! Und keine Sorge: Du hast ja selbst dafür gesorgt, dass die Welt heute nicht untergeht. Deshalb kannst Du morgen noch das ein oder oder andere fehlenden Kästchen erledigen. Mal noch schnell die weiteren Kästchen für morgen aus und dann Füsse hoch! Sei stolz, feiere deinen Sieg über die Krise und gönn dir was richtig Schönes.


  • 1 oder zwei farbige Kästchen abgehakt: Bäm, Powerlady! Das muss Dir erstmal jemand nachmachen: Krise überleben und trotzdem noch weitere Aufgaben erledigen. Andere würden längst in Embrionalhaltung in der Ecke liegen. Und auch für Dich gilt: Du selbst hast dafür gesorgt, dass die Welt heute nicht untergeht. Deshalb kannst Du die fehlenden Kästchen auch morgen noch erledigen. Es wird nichts dramatisch Schlimmes passieren, wenn Du es heute nicht schaffst. Also plane Deine fünf Kästchen für morgen und dann Füsse hoch! Sei stolz, feiere deinen Sieg über die Krise und gönn dir was richtig Schönes.

  • Kein farbiges Kästchen abgehakt: Alles gut! Alles richtig gemacht! Denn: Oberstes Ziel in der Krise ist es zu überleben. Und wenn Du gerade noch Kästchen zählen konntest, scheinst Du in jedem Fall überlebt zu haben. Wir sollten zwar jeden Tag so leben als wäre es unser letzter Tag - aber so arbeiten sollten wir auf keinen Fall. Morgen ist ein neuer Tag! Morgen ist eine neue Gelegenheit die Kästchen abzuarbeiten. Dafür brauchst Du nicht nur Zeit sondern vor allem auch Energie. Deshalb: Füsse hoch! Sei stolz, feiere deinen Sieg über die Krise und gönn dir was richtig Schönes.

Noch mehr Inspirationen zum Überleben und Bewältigen von Krisen kannst Du in der Podcast-Folge #74 Krisenmanagement nach hören.


Viel Spaß beim Ausprobieren und fröhliches Überleben. ;-)


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