#71 Gründe & Grenzen

Warum du dich mit Zeitmanagement beschäftigen solltest und wo die Grenzen liegen

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In dieser Podcast-Folge spreche ich darüber, wie vielfältig das Thema Zeit- und Selbstmanagement ist, aber auch, wie wichtig es ist, die Grenzen zu erkennen und entsprechend zu handeln. Und wir machen eine schöne kleine Übung, die Dir zeigt, warum es so wichtig für Dich ist, Dich mit dem Thema zu beschäftigen.

Gründe und Grenzen von Zeit- und Selbstmanagement, warum lohnt sich die Beschäftigung mit diesem Thema, aber auch, auf welche Grenzen kann ich da stoßen? Darum soll's heute gehen.

Wenn ich Anfragen von einzelnen Privatpersonen oder Unternehmen bekomme, habe ich oft den Eindruck, dass die Erwartungen an ein Zeitmanagement-Seminar nicht so ganz deckungsgleich sind mit dem, was ich glaube auch bieten zu können. Wir betreiben hier heute deshalb mal ein bisschen Erwartungsmanagement und ich ziehe das Thema von hinten auf.  Wir sprechen zuerst mal über die Grenzen von Zeitmanagement und dann - im zweiten Teil - gebe ich dir eine kleine Übung mit auf den Weg. In der geht es dann um die Gründe für die Beschäftigung mit dem Thema. Du hast also die Möglichkeit,  ganz individuell für dich herauszuarbeiten, ob und warum es für dich Sinn macht.

Zeit- und Selbstmanagement, was ist das eigentlich?

Viele haben die Vorstellung, dass Zeit- und Selbstmanagement einfach heißt, ich lerne irgendwie gut Prioritäten zu setzen und gute To-Do-Listen zu schreiben und das war's dann. Und ja, das ist auch ein Bereich von Zeit- und Selbstmanagement, aber es ist ja nicht nur Zeitmanagement, sondern eben auch Selbstmanagement. Ich werde auch nicht müde, immer wieder zu betonen, dass es nicht nur um den Faktor Zeit geht, sondern dass wir uns um viele, viele andere Dinge kümmern müssen, zum Beispiel Energie, Motivation, Spielregeln für die Zusammenarbeit, eigene Glaubenssätze und und und… Das Thema an sich ist schier grenzenlos. Aber was du mit den Werkzeugen und Methoden aus diesem Themenfeld wirklich verändern kannst, das hat schon seine Grenzen.

Ein Beispiel: Die Kellnerin in meinem Restaurant

Lass mich dir die Grenzen mal an einem hoffentlich einfachen Beispiel aufzeigen: Stell dir vor,  ich habe ein Restaurant, sagen wir mal ein Ausflugslokal. In diesem beschäftige ich genau eine Kellnerin, die also dafür verantwortlich ist, die Getränke zu den Gästen an den Tisch zu bringen. Jetzt stellen wir uns mal vor, sie hat vielleicht noch nicht so viel Erfahrungen, weil es ihr erster Job als Kellnerin ist. Und wir beobachten also, wie sie zur Bar geht, dort dem Barmann oder der Barfrau die Bestellung übermittelt und dann eben die Getränke zum Tisch bringt. Aber sie trägt jeweils immer nur in einer Hand ein Glas und läuft also dann mit maximal zwei Gläsern von der Bar zum Tisch und dann wieder zurück und dann holt sie die nächsten Gläser und so weiter. Wir stellen fest (und die Kellnerin sicherlich auch), dass sie schon bald nicht mehr hinterher kommt. Die Gäste sitzen am Tisch und warten auf ihre Getränke, nichts kommt irgendwie rechtzeitig an, sie kann auch dann die Bestellung nicht mehr rechtzeitig aufnehmen und, und, und, und, und. Hier gibt es durchaus was zu tun im Bereich Zeit- und Selbstmanagement. Was kann ich jetzt tun?

Tempo erhöhen

Ich könnte meiner Kellnerin zum Beispiel sagen, dass sie schneller laufen soll. Das ist auch meist das, was wir intuitiv tun, wenn wir viel zu tun haben. Wir versuchen einfach schneller zu arbeiten. Und ja, wenn unsere Kellnerin, nennen wir sie mal Susi, schneller läuft, wird das die Wartezeiten der Gäste wahrscheinlich ein wenig reduzieren. Aber wir werden sehr schnell feststellen, das hat natürlich irgendwie seine Grenzen. Und: Je schneller Susi läuft, desto fehleranfälliger werden natürlich auch ihre Arbeitsergebnisse: Vielleicht verschüttet sie hier und da etwas, vielleicht liefert sie die falsche Bestellung an den falschen Tisch, vielleicht übersieht sie eine Bestellung… Das Tempo einfach zu erhöhen, kann ein bisschen was bringen, aber da kommen wir sehr, sehr schnell an Grenzen.

Effizient & Effektivität steigern

Im nächsten Schritt würden wir wahrscheinlich versuchen die Effizienz und Effektivität von Susis Arbeit zu erhöhen. Zwei schöne Wörter, die vielfach verwendet werden. Aber was bedeuten sie eigentlich wirklich?

Effizienz meint, die Dinge richtig zu tun und Effektivität meint,  die richtigen Dinge zu tun. Wenn wir Susi zum Beispiel zeigen, dass man auch mehr als ein Glas in einer Hand halten kann, wenn wir ihr ein Tablett kaufen, wenn wir sie zu einem Lehrgang schicken, wo sie lernt, mehrere Gläser gleichzeitig zu transportieren, dann wird sie effizienter. Weil sie die Dinge richtig tut, also ihre Aufgaben mit möglichst geringem Aufwand effizient umsetzt. Damit wird sie insgesamt natürlich auch schneller, ohne aber irgendwie alles Mögliche zu verschütten oder zu vergessen. Das heißt also, wenn Susi, statt zwei Gläser mit einem Gang acht Gläser transportiert oder sogar zehn, dann ist das auf jeden Fall sehr viel effizienter.

Effektiv ist Susi in diesem Fall auch, weil es ist ihre Aufgabe ist, Gläser von A nach B zu transportieren. Sie tut also die richtigen Dinge. Wenn wir aber feststellen, dass Susi mit den Bestellungen nicht hinterherkommt, weil sie nebenbei auch die Autos der Gäste noch einparkt, dann hätten wir ein Effektivitätsproblem und wir sollten Susi sagen, dass sie das mit den Autos vielleicht mal lassen sollte. Das ist der Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität.

Vergiss nicht die Effektivität

Der große Fehler, den viele Menschen aber auch ganze Organisationen machen, ist ausschließlich am Hebel der Effizienz rumzuwerkeln. Wir versuchen, irgendwie alles noch besser, noch optimierter, noch schneller, noch irgendwie automatisierter und so weiter zu machen, also möglichst effizient werden. Prozessoptimierung heißt das Zauberwort und dann wird noch eine Software irgendwie dazwischen geschaltet, KI als Hilfskraft eingestellt und die Mitarbeitenden in Schulungen gesteckt bis wirklich alles aus der Zitrone herausgepresst ist. Was aber ganz oft vergessen wird, ist die Effektivität. Tun wir wirklich die richtigen Dinge - oder erledigen wir nicht auch ziemlich viel unsinnigen und überflüssigen Quatsch. Und ja, das Thema Effektivität ist sehr viel schwieriger zu bearbeiten, weil es dafür, ich sag mal, weniger Rezepte und Methoden gibt. Es geht's darum, einen großen Schritt mal zurück zu machen und sich anzuschauen: Was sind eigentlich wirklich meine Kernaufgaben, wofür bin ich hier, was sind die eigentlichen Ziele meiner Rolle, meiner Position? Da hinzuschauen und das auch in größeren Teams oder ganzen Organisationen immer wieder regelmäßig zu machen und im Anschluss auszumisten, was weg kann, das ist die große Herausforderung.  Stattdessen kommt jede Woche ein neuer Arbeitsschritt, ein neuer Prozess, ein neues Verfahren und vielleicht auch noch ein neues Projekt hinzu. Und so klagen die meisten Führungskräfte, die in meinen Seminaren sitzen darüber, dass sie mehr Zeit mit Datensystemen als mit ihren Mitarbeitenden verbringen. Effizienz allein führt nicht zu Zeitersparnis und wenn wir es übertreiben können wir sogar das Gegenteil erreichen. Als ich mit meinem Podcast begonnen habe, habe ich unheimlich viel Krempel drumherum gemacht. Vorspann, Intromusik, Outromusik, Transkripte ziehen, Videodateien erstellen, auf allen möglichen Socialmedia-Plattformen veröffentlichen. Am Ende habe ich pro Episode eine Stunde für die Aufnahme und sage und schreibe fünf Stunden für das Veröffentlichen benötigt - obwohl auch der Drumherum-Krempel höchst effizient und zum Teil sogar automatisiert war. Also habe ich den Rotstift angesetzt und alles gestrichen, was nicht wichtig für den Podcast ist und ihn auch nicht besser macht. Das ist Effektivität und bringt mir Zeit für andere richtige Dinge.

Kläre erst das WAS und dann das WIE

Gutes Zeitmanagement beginnt also damit, sich darüber im Klaren zu sein, welche Aufgaben, Ziele, Verantwortlichkeiten für mich überhaupt wichtig sind und damit sozusagen für meine eigene Effektivität zu sorgen. Sonst muss ich mich mit dem Thema Effizienz gar nicht erst beschäftigen. Das wäre ungefähr so, als würde unsere Susi zum Beispiel ständig den Tresen der Bar aufzuräumen und dekorieren. Das könnte sie auf eine höchst effiziente Art und Weise machen, zack mit der einen Hand wird der Tresen gewischt, mit der anderen Hand stellt sie schon irgendwie die Gläser mit den Nüssen und ein paar Blümchen hin. Sehr effizient, aber nicht effektiv und unseren armen Gäste sitzen trotzdem auf dem Trockenen.

Wir sehen also: es ist ein großer Bereich und wir können viel verändern. Es geht es nicht nur darum, Susi beizubringen, schneller zu laufen, sondern mit mit Werkzeugen, wie beispielsweise einem Tablett, mit Schulungen, mit Verbesserungen der Kommunikation und so weiter die Effizienz steigern und immer wieder die Effektivität aller Tätigkeiten von Susi überprüfen. Das ist der eine große Bereich unseres Themas, in dem es hauptsächlich um harte Fakten geht. Im zweiten geht es eher um weiche Faktoren.

Es geht um Dinge wie Spaß und Sinn

Wir sollten in keinem Fall das Thema nur auf Effizienz und Effektivität reduzieren. Wenn dir Spaß, wenn dir Motivation, wenn dir Sinn und all diese Dinge fehlen, wirst du auch mit einem optimierten, effizienten, effektiven System nicht wirklich weit kommen. Also auch damit gilt es sich einfach viel und sehr intensiv auseinanderzusetzen. Ist Susi eigentlich gern Kellnerin? Und wie würde sie ihre Aufgabe als Kellnerin definieren? Getränke von A nach B zu tragen oder Menschen einen wunderbaren und tollen Abend zu ermöglichen? Versteht sie sich als Transporteurin oder Gastgeberin? All das hat großen Einfluss auf Susi und ihre Arbeit. Das Thema Zeit- und Selbstmanagement hat keinen Anfang und kein Ende. Es wird uns ein Leben lang begleiten und sollte mehr Raum einnehmen als ein Crashkurs zum Thema Prioritäten setzen.

Grenze Nummer 1: Wenn es zu viel ist, ist es zu viel

Auch wenn uns das Thema aufgrund seiner Vielfältigkeit und Breit enorm viele Hebel und Stellschrauben gibt, an denen wir drehen können, stoßen wir trotzdem an zwei elementare Grenzen, die uns von Anfang an bewusst sein sollten. Die erste Grenze lautet schlichtweg: Wenn es zu viel ist, ist es zu viel. Wir können alles tun, um aus Susi die beste, sympathischste, lustigste und schnellste Kellnerin der Welt zu machen, sie kann trotzdem nur eine endlich Zahl an Gästen betreuen. Wenn es mehr Gäste werden, werden diese warten und wir als Inhaberinnen haben nur noch zwei Möglichkeiten: Weniger Gäste oder eine weitere Kellnerin einstellen.

Wahrscheinlich wirst du jetzt denken: Ja klar. Ist doch logisch. Und ja, in Susis Fall ist es wahrscheinlich sehr schnell sichtbar. Aber wenn wir uns realere und komplexere Beispiele ansehen, werden wir schnell feststellen, dass wir die Grenze sehr oft und zu leicht übersehen. Wie oft hast du schon neue Aufgaben aufgaben - und waren sie auch noch so klein - übernehmen müssen, ohne das dafür etwas anderes gestrichen wurde. Wie oft bürden wir uns selbst neues auf - ohne altes zu streichen. Und nein, Bürokratieabbau gelingt nicht, indem wir nur einfach alles digitalisieren. Wir müssen Dinge streichen. Ab in den Müll damit. Denn wenn es zu viel ist, ist es einfach zu viel. Der rote Stift ist deshalb ein ebenso wichtiges Werkzeug im Zeit- und Selbstmanagement wie irgendeine tolle Aufgabenmanagementsoftware.

Organisationen und auch wir selbst versuchen viel zu lang über Optimierung noch ein bisschen mehr Saft aus der Zitrone zu quetschen, weil wir uns davor schauen, zusätzliches Personal einzustellen oder Kunden bzw. Aufträge abzulehnen. Aber diese Grenze des Zeitmanagements gibt es einfach schon deshalb, weil der Tag nun mal nur 24 Stunden hat und auch dein Arbeitstag ja irgendwie eine Grenze haben sollte. Es gibt für jeden Menschen und auch jede Maschine eine Kapazitätsgrenze und es ist wahnsinnig wichtig, diese frühzeitig zu erkennen. Wenn du wie ich selbstständig bist, dann ist es umso wichtiger, dass du das selber für dich klar hast. Dass du für dich auch immer wieder nicht nur die einzelnen Wochen, die einzelnen Tage planst, sondern dir auch mal das Gesamtjahr und die Monate anschaust, um einfach zu wissen: Wie viele Kapazitäten habe ich? Es gibt keine einfache Formel, die uns da weiterhilft. Ich kann auch nicht exakt sagen, wieviele Klienten ich gleichzeitig betreuen und wieviele Seminare ich gleichzeitig vorbereiten und durchführen kann. Aber ich habe immer wieder einen Kontrollblick darauf, um rechtzeitig mit einem Annahmestopp oder ähnlichem reagieren zu können. Denn sowohl für mich als auch für Unternehmen jeder Art sind die langfristigen Folgen katastrophal, wenn wir über unseren Kapazitätsgrenzen arbeiten.

Und obwohl wir das alle in der Theorie wissen, handeln wir in der Praxis oft nicht so. Neulich fragte ein Unternehmen bei mir nach einem Seminar. Der Hintergrund sei, so war in der Email zu lesen, dass die Mitarbeitenden mehr oder weniger von 9 bis 16 Uhr Meetings hätten und dann im Anschluss nicht mehr ihre Arbeit schaffen würden. Ob ich da mit ein paar Tipps und Ticks in Sachen Effizienz und so helfen könnte. Meine Rückfrage, ob man nicht vielleicht die Anzahl der Meetings reduzieren sollte, fand mein Auftraggeber fast schon revolutionär. ;-)

Die zweite Grenze: Kultur, Spielregeln und Autonomie

Die zweite große Grenze sind die Verhältnisse, die uns in der Arbeit aber auch im Privaten umgeben. Da meine ich zum Beispiel Führungs- und Unternehmenskultur. Ich kann dir zum Beispiel eine Menge über Email-Management beibringen. Wenn in deiner Organisation aber die unausgesprochene Spielregel lautet „Setze möglichst viele Menschen in cc und klicke immer wieder auf ‚alle antworten‘“ und du es deshalb mit 700 Emails am Tag zu tun hast, werden dir alle meine Hinweise und Empfehlungen nichts bringen. Wenn du dir im Klaren über deine Kernaufgaben bist und die Effektivität stets im Blick hast, es in deiner Organisation aber nicht gern gesehen wird, „nein“ zusagen, hast du keine Chance. Das wäre ungefähr so, als würde ich davon überzeugen, mit dem Rauchen aufzuhören und dir gleichzeitig ein Kohlekraftwerk vors Haus zu bauen. Gutes Zeit- und Selbstmanagement ist immer eine Kombination aus verhaltensbasierten Maßnahmen (z.B. Wie organisiere ich mein Email-Postfach?) und verhältnisbasierten Maßnahmen (z.B. Wie nutzen wir Email als Kommunikationswerkzeug? Welche Spielregeln gelten?)

Ich lerne immer wieder einzelne Seminarteilnehmende oder Klientinnen kennen, die sozusagen alles tun, um ihr Zeit- und Selbstmanagement irgendwie zu optimieren und da ganz viel tun und es auch großartig umsetzen. Und trotzdem kommen sie nicht weiter, weil die Verhältnisse einfach nicht stimmen. Da geht es zum Beispiel darum, mal zu schauen, wie hoch ist denn eigentlich der Druck im Unternehmen? Wie willkürlich ist Führung? Wie transparent wird kommuniziert? Und ganz entscheidend: Wieviel Autonomie habe ich wirklich? Wir brauchen nicht nur Zeitkompetenz, wir brauchen auch Zeitautonomie. Also die Möglichkeit, Selbstbestimmt mit unserer Zeit umgehen zu können.

Wenn die Firmenkultur dadurch geprägt ist, dass ich um 17 Uhr am Fahrstuhl zu hören bekomme: „Na, heute nur nen halben Tag?!“ und sich alle darin übertrumpfen, wer wieviele Überstunden und nicht genommene Urlaubstage auf seinem Konto hat, hab ich kaum eine Chance eine gute Balance zwischen Arbeit- und Privatleben hinzubekommen. Wenn der Druck in einer Organisation einfach von oben nach unten kaskadenartig durchgereicht wird, wenn nicht miteinander gesprochen wird, willkürliche Entscheidungen getroffen werden…  dann gilt leider auch immer der Satz: Wennn nichts mehr geht, dann geh. Dann muss man vielleicht auch die letzte Konsequenz ziehen und den Arbeitgeber, den Job oder das Team wechseln. Denn noch mehr Effizienz oder Effektivität helfen uns hier keinen Schritt weiter.

Zeitmanagement hilft uns nicht, den aus dem 24-Stunden-Tag einen 48-Stunden-Tag zu machen. Das funktioniert nicht. Wenn es zu viel ist, ist es zu viel. Und wenn die Verhältnisse nicht stimmen, dann kann ich als Einzelperson in der Regel nur bis zu einem gewissen Punkt etwas ändern.

Diese zwei Grenzen solltest du bei aller Beschäftigung immer im Blick behalten. Und trotzdem macht es viel Sinn, sich mit dem Thema zu beschäftigen.

Warum du dich mit Zeit- und Selbstmanagement beschäftigen solltest

Ich kann dir leider nicht sagen, warum du dich mit Zeit- und Selbstmanagement beschäftigen solltest. Aber ich kann dir eine Übung zeigen, mit der du es herausfindest. Die Übung erscheint auf den ersten Blick trivial. Aber überspring sie nicht. Du wirst im Laufe unserer Reise feststellen, dass Änderungen im deinen Zeit- und Selbstmanagement viel Ausdauer und Selbstdisziplin erfordern. Deshalb brauchen wir ein starkes WARUM, das dich immer wieder motivieren soll, dran zu bleiben. Kleine Hilfe vorab: Die Antwort auf die Frage nach dem Warum sollte nicht „Ich möchte ein superproduktiver Roboter werden“ lauten. Es geht auch nicht um die Frage: Wovon willst du weg. Die meisten Menschen fangen an, sich mit dem Thema zu beschäftigen, weil sie von etwas weg wollen. Von zu viel Stress, von zu viel Hektik, von zu viel Unzufriedenheit. In der Regel sind wir alle sehr gut in der Lage zu beschreiben, was wir alles nicht mehr wollen. Aber ein „weg von“ ist meist sehr viel unklarer und vor allem auch weniger motivierend als ein „hin zu“. Und um letztes geht es in der Übung.

Die Warum-Übung Schritt 1

Nimm dir mal ein Blatt Papier und einen Stift und erstelle eine Liste aller Dinge, die du gern tust.  Du weißt, Übungen immer mit Papier und Stift, nicht digital und auch nicht einfach nur im Geiste durchspielen, sondern tatsächlich einen Stift in die Hand nehmen, ein Blatt Papier, vielleicht sogar auch zwei oder drei. Alles was durch die Hand läuft, geht stärker ins Herz und Hirn. Und los geht’s: Schreibe für die nächsten 15 Minuten auf, was du gerne tust, was dir Spaß macht. Dinge, die dir Energie bringen, Dinge, bei denen du dich wohl fühlst. Tätigkeiten, nach denen du dich vielleicht danach total super fühlst. Alles aufschreiben, was da so in deinen Kopf kommt. Von Sportarten, Freunde treffen, Kochen, Backen, anderen Hobbys, Spazieren gehen. Auch Dinge natürlich, die du gerne im Job tust. Also ich gebe gerne Seminare, wenn sie in Präsenz sind und ich im Raum mit anderen Menschen bin und drei Millionen Post-it-Zettel an Wände kleben darf. Ich spiele gern neuerdings Klavier. Ich lese sehr gerne und so weiter und so weiter. Schreib das alles mal auf. Die großen Sachen und die vor allem auch die kleinen. Es muss keine Struktur haben. Schreib alles einfach mal runter. Lass die Gedanken streifen. Wenn du merkst, du weichst immer wieder vom Thema ab oder so, dann lass auch gerne einfach mal den Zettel eine Weile liegen und ergänze deine Liste in den kommenden Minuten, Stunden und von mir aus auch Tagen. Solche Listen sind manchmal auch eher eine Work-in-Progress-Sache. Geh in Gedanken auch gerne noch mal ein bisschen zurück. Was hast du gerne in der Kindheit gemacht? Was hast du gern in während deiner Ausbildung oder deinem Studium gemacht? Was hast du gern gemacht, bevor du eine Familie gegründet, bevor du den großen Karrieresprung gemacht hast? Schreib alles auf. Und zwar wirklich nicht unter der Fragestellung, was tust du aktuell, was dir Spaß macht, sondern was hast du insgesamt schon immer in deinem Leben gemacht, was toll war oder ist. Das können auch einzelne Sachen sein, die du vielleicht nur ein einziges Mal gemacht hast, aber die ganz, ganz toll war. Schreib alles auf. Das kann was ganz Kleines sein: Ich liebe es zum Beispiel morgens alleine, wenn noch alle in der schlafen, allein meinen Kaffee im Garten zu trinken. Versuche das mindestens ein A4-Blatt  von oben nach unten mit einer Liste zu füllen.

Schritt 2

Dann schauen wir uns deine Liste mal in bisschen genauer an. Markiere jetzt entweder farblich oder mit Buchstaben oder Symbolen hinter jeder einzelnen Aktivität, die du aufgeschrieben hast, wie es da gerade um den Ist-Stand bestellt ist. Welche Aktivitäten auf deiner Liste machst du täglich? Welche machst du wöchentlich? Welche machst du monatlich? Welche machst du jährlich oder quartalsweise? Und welche machst du vielleicht auch nie bzw. hast sie das letzte Mal vor 20 Jahren gemacht?

Und dann schau mal genau hin und zähle durch. Wie viele von diesen schönenTätigkeiten machst du tatsächlich täglich oder wöchentlich? Also wirklich regelmäßig? Welche davon nur monatlich, jährlich oder nie? Wie zufrieden bist du aktuell damit?

Schritt 3:

Un wie hättest du es gerne? Notiere hinter jede schöne Sache, wie oft du sie in einer perfekten Welt gerne tun würdest. Was von den Tätigkeiten, die du vielleicht nur monatlich machst, würdest du gerne wöchentlich machen? Welche von den wöchentlichen Tätigkeiten würdest du gerne täglich machen? Und das war's dann schon. Das ist dein Warum. Das ist keine Übung, die dich schneller, effizienter oder besser macht. Das ist die Übung, die dir dein Warum aufzeigt. Und deshalb häng dir diese Liste irgendwo hin, wo du sie jeden Tag anschauen kannst. Auf die Innenseite deines Kleiderschranks oder an die Wohnungstür, neben den Badezimmerspiegel oder wo auch immer. Denn das ist der Grund bzw. das sind die Gründe, warum du dich mit Zeit- und Selbstmanagement beschäftigen solltest. Nicht, um besser und schneller und fehlerfreier zu arbeiten, sondern um ein gutes Leben zu führen, um die Dinge tun zu können, die du liebst, die du gerne machst, die dir Spaß bringen, die dir Energie bringen. Wir lesen uns hoffentlich ganz bald wieder. Und bis dahin, alles Gute, deine Thea.

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